Caso de Estudio para Gestión de Adquisiciones

Taller Caso de Estudio – Sistema Nacional de Información Vehicular (SNIV)

30 de noviembre de 2013
MEMORANDO

Para: Equipo de Adquisiciones – Servicio de Mesa de Ayuda
De: Fernando Leal –Gerente del proyecto
Asunto: Asignación de responsabilidad para la definición del plan y documentos de adquisiciones para la contratación del Servicio de Mesa de Ayuda

Cordial saludo,

Ustedes hansido designados como el equipo responsable por la planeación de una de las adquisiciones más críticas del proyecto Sistema Nacional de Información Vehicular. Es necesario que completen el siguiente trabajo, alineado al cronograma de primer nivel que se presenta en el Anexo 1 y que, como verán ya tiene incorporadas varias estrategias de compresión, para lograr salir en vivo según losrequerimientos de nuestro contrato principal. Ustedes deben elaborar:
1- Plan de adquisiciones: Documento que contenga:
a. El elemento a adquirir,
b. La asignación de roles (líder, comprador, técnico),
c. las fechas de los hitos relevantes de la adquisición (mínimo: emisión de RFP, entrega de propuestas, selección de proveedor, aprobación por la gerencia, firma del contrato y fecha inicio del servicio),d. El tipo de contrato a ser usado,
e. Las políticas y procedimientos que tenga la compañía para las adquisiciones y que deban ser cumplidas en este proyecto
2- Documento de la Adquisición: RFP o términos de referencia que contenga:
a. Información general para los proveedores (mínimo debe contener las etapas y fechas del proceso de selección y los criterios de selección previstos)
b. SOW –debe contener la información mínima prevista
c. Términos y Condiciones que el equipo proponga como esenciales para ser considerados

Su objetivo es lograr un servicio acorde a las necesidades del proyecto, que esté contratado y operativo de manera oportuna y con una adecuada distribución de los riesgos identificados.

Antecedentes
El SNIV es un proyecto del Ministerio de Transporte que fueentregado en concesión el 11 de enero de 2013 y que tiene como objeto el diseño, administración, operación, actualización y mantenimiento de un sistema electrónico de información que permite registrar, actualizar, validar y autorizar transacciones sobre los registros de automotores, conductores, licencias de tránsito, empresas de transporte público, infractores, accidentes de tránsito, seguros,remolques, semirremolques, maquinaría agrícola y de construcción autopropulsada y de personas naturales o jurídicas que prestan servicios al sector, con funcionalidades para aportar al Estado información clave para la adopción de políticas en materia de transporte y tránsito terrestre, así como para ayudar a controlar y planificar la actividad del sector.

Una WBS de primer nivel que adjuntopara que contextualicen su trabajo es la siguiente:
WBS ID
Entregable
1
Sistema Nacional de Información Vehicular
1.1
Fase de Planeación
1.1.1
Modelo Operativo del SNIV
1.1.2
Procesos del SNIV
1.1.2.1
Registro Automotor
1.1.2.2
Registro de Conductores
1.1.2.3
Registro de Licencias de tránsito
1.1.2.4
Registro de empresas de transporte público
1.1.2.5
Registro de Infractores1.1.2.6
Registro de Accidentes de Tránsito
1.1.2.7
Registro de Seguros
1.1.2.8
Registro de Remolques y Semi-remolques
1.1.2.9
Registro de Maquinaria Agrícola y de Construcción Autopropulsada
1.1.2.10
Registro de Personas Naturales y Jurídicas que prestan servicios al Sector
1.1.2.11
Procesos Transversales
1.1.3
Software para el SNIV
1.1.3.1
Diseño del Software
1.1.3.1.1
Casos de UsoRegistro Automotor
1.1.3.1.2
Casos de Uso Registro de Conductores
1.1.3.1.3
Casos de Uso Registro de Licencias de tránsito
1.1.3.1.4
Casos de Uso Registro de empresas de transporte público
1.1.3.1.5
Casos de Uso Registro de Infractores
1.1.3.1.6
Casos de Uso Registro de Accidentes de Tránsito
1.1.3.1.7
Casos de Uso Registro de Seguros
1.1.3.1.8
Casos de Uso Registro de Remolques y...