Caso de Reingieneria

REINGENIERÍA:
Caso práctico
RIO PASTELERIA Y
REPOSTERÍA, S.A. DE C.V.

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PROPUESTA DE MEJORAS EN
EL PROCESO DE TOMA DE
PEDIDOS

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• Como se pudo analizar en el proceso actual,
existen ciertos aspectos que no funcionan como
es esperado, ya que su aplicación no es la
correcta.
• Como se mencionó anteriormente no es lo
óptimo que los pedidos sean tomados primero
manualmente yluego se capturen en la
computadora, por lo que es indispensable poner
una solución al problema para que su
funcionamiento sea maximizado.
• La solución que se propone es la siguiente:
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• En primera instancia, reducir al personal de esta área,
en vez de tener a 4 personas recibiendo pedidos y 1
capturista, solamente tener a 2 personas en esta área
recibiendo los pedidos, pero demanera directa irlos
ingresando a la computadora, lo cual ahorraría mucho
tiempo, y seria un proceso eficientizado.
• Para lograr esto, es necesario hacer una inversión en
otra computadora, a la fecha se tiene una sola en esta
área, por lo que se requiere invertir en otra más, lo cual,
de momento puede parecer un gasto innecesario, pero
se llegó a esta conclusión que fue la mejor después de
quese analizaran otras soluciones.
• Para darle seguimiento a esta decisión es necesario
hacer ciertos ajustes para que se logren los objetivos.
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• En el proceso actual, la hora de toma de pedidos es de
3:00 a 9:00 de la noche, lo cual es un periodo de 6
horas, uno de los ajustes es alargar un poco ese periodo
de tiempo, va que de otra manera las líneas estarían
ocupadas para ciertosclientes, por que en el proceso
actual hay 4 personas tomando los pedidos y después
del rediseño se tendrían solamente dos. Por lo que una
solución a esto, aparte de alargar el tiempo de 2:00 a
9:00 p.m., es darle a cada cliente una hora estipulada
para que hagan sus pedidos y así llevar este proceso de
manera organizada, con esto sería muy difícil que un
cliente encuentre la línea ocupada, yaque a cada uno
se le asignan un tiempo especifico.
• Con esto se logra tener un mejor servicio, ya que se le
quita al cliente el problema de no poderse comunicar, lo
cual en cierto momento puede ser un fastidio para él. 5

• Si analizamos el hecho de que ahora esas dos
personas encargadas de tomar los pedidos van
a trabajar una hora extra, es justo que sea
remunerado de la manera másapropiada, por lo
que su sueldo tendrá que subir un poco, pero si
se realiza un análisis de costo-beneficio, se
puede notar de inmediato que antes se pagaban
5 sueldos, y en el nuevo proceso solo se
pagarán 2 aunque sean mas elevados.
• En segunda instancia, es necesario cambiar el
formato de esta área. El formato actual es de la
siguiente manera:
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El formato actual
•
•
•
•
•DÍA DE ENTREGA __________________________
NOMBRE DEL NEGOCIO ______________________
DIRECCION Y FELEFONO
QUIEN SOLICITA EL PEDIDO ___________________
QUIEN RECIBIO EL PEDIDO
_______________________
• No. DE PEDIDO ____________________________
• QUIEN PASA EL PEDIDO A LA HOJA DE LA RUTA
_____
• No. DE RUTA ______________________________

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•

•
•
•

Después de estos datos, seencuentra la lista de todos los
productos que se tienen en la pastelería, lo cual si se pusieran
todos, abarcarían más de 4 páginas, lo cual para buscar cada uno,
seria muy tardado.
Por lo que cada persona que toma los pedidos tiene que llenar
todos esos datos a mano y después el capturista los pasa a la
computadora.
La solución al cambio de formato es la siguiente:
Darle al cliente unaclave, la cual indique en los primeros 2 dígitos
la ruta en la que deben de salir sus productos, y que los últimos 2
dígitos indiquen el número de cliente que es, por ejemplo:
1051

RUTA

CLIENTE
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• Con esto, se puede tener un mayor control, ya
que a la hora de llamar del cliente, este dará su
clave y aparecerá en pantalla de inmediato su
nombre, dirección y teléfono, y la ruta que...