Caso estudio xerox-mariot

Marriott International, Inc. Hostelería, viajes y ocio Caso práctico

Marriott transforma sus principales procesos financieros. El líder del sector de la hostelería desarrolla una plataforma global escalable.

Procesos sin papeles. Eficacia optimizada.
Antecedentes
Marriott International, Inc. es líder mundial en el negocio de la hostelería, con más de 3.400 propiedades en 70 países yterritorios. Una de las claves de su éxito es su atención incesante en lo que sabe hacer mejor: proporcionar una experiencia de primer orden a millones de personas cada año. La compañía es también líder en la utilización de la tecnología y la innovación para alcanzar sus objetivos empresariales. Por eso puso en marcha una iniciativa empresarial importante hace unos años para transformar los procesosclave de apoyo a su organización financiera, incluidas las cuentas por pagar y la gestión de reclamaciones. Los responsables del innovador grupo de Recursos de Información (IR, por sus siglas en inglés) de Marriott se dieron cuenta de que los procesos documentales relacionados con cuentas por pagar y gestión de reclamaciones estaban listos para optimizarse. Así que comenzaron a buscar un socio deexternalización acreditado con la experiencia, la tecnología y los recursos necesarios para proporcionar una solución escalable que pudiera facilitar el crecimiento global. También querían asegurarse de que la solución se acoplaría perfectamente al nuevo software de planificación de recursos de la empresa (ERP) y al nuevo modelo financiero de Servicios Compartidos de la empresa. Después de analizarcuidadosamente las propuestas de varios importantes proveedores, los responsables de IR eligieron a los expertos en gestión de documentos de Xerox Global Services.


“ ueríamoscontrolarloscostes, Q trabajardeformamáseficientey ayudaranuestrosasociadosadedicar mástiempoamejorarlaexperiencia desusclientes.Xeroxnoshaayudado aalcanzarestosobjetivos”. C –layHall,Directorgeneralde InformationResources deMarriottSharedServices

El reto
En ese momento, Marriott utilizaba laboriosos procesos de trabajo basados en papel para gestionar anualmente dos millones de facturas y 700.000 documentos relacionados con las reclamaciones. También se presentaron otros retos. No existía ningún proceso corporativo estandarizado para las cuentas por pagar, demodo que las diferentes organizaciones de Marriott utilizaban sus propios sistemas. En consecuencia, con el tiempo surgieron varios procedimientos de digitalización internos, por lo que la empresa se vio obligada a responsabilizarse de una actividad secundaria. Otros problemas similares afectaron a los procedimientos de gestión de reclamaciones de la empresa. Los procesos no estandarizadosfomentaban la ineficacia. La empresa no estaba aprovechando al máximo las ventajas de la automatización. Los asociados gastaban demasiado tiempo buscando, enviando y archivando documentos relacionados con indemnizaciones por accidentes del trabajo y reclamaciones de víctimas. Los archivadores y estanterías utilizados para almacenar los documentos de reclamación también ocupaban mucho espacio.

Lasolución
Ayudamos a Marriott y a sus socios comerciales internos a desarrollar soluciones de gestión de documentos eficaces para el Centro de Servicios Compartidos de Marriott. El primer proyecto se centró en las Cuentas por pagar (AP, por sus siglas en inglés). Juntos, desarrollamos una solución de externalización para las operaciones de oficina de correo, digitalización y gestión de contenidoutilizando nuestra red global de centros de servicios compartidos dotados de tecnología punta. A continuación rediseñamos el flujo de trabajo de AP para aprovechar al máximo la automatización y los documentos digitales. Una vez implantada la solución, los gestores de propiedades y los directores financieros de Marriott tan sólo tenían que registrar los datos iniciales de las facturas en el sistema ERP y...