Caso indecom

CASO: INDECOM

ANTECEDENTES.

INDECOM, institución educativa con 5 locales distribuidos estratégicamente, en la ciudad de Lima.
Al aplicar los programas de mejoramiento continuo, reingeniería de procesos y calidad total hace año y medio, surgieron modificaciones organizacionales y la gerencia de administración y finanzas fue la más afectada, desencadenando la separación de su gerente yla reducción de un 40% de su personal.

PROBLEMA

La nueva Gerencia de Administración y Finanzas, enfrenta una situación problemática que a juzgar por el resto de áreas, se genera directa o indirectamente en el área de logística. Algunos de los problemas son:

1. Los materiales no se entregan a tiempo
2. Las órdenes se entregan incompletas
3. Incumplimiento a tiempo con lasfacturas.
4. Los materiales no son los que se solicitan.
5. No alcanza el stock mínimo

CAUSAS.

1. Los principales problemas se generan por la aplicación de la nueva política de mejora continua que se esta tratando de implementar

2. Algunas áreas solicitan fuera de fecha de requisición con complacencia de la gerencia general, generando desorden, teniendo que regularizarseposteriormente con el proveedor

3. Los proveedores no cumplen con la entrega de la totalidad de la orden de compra, debido a que priorizan la atención a otros clientes, porque INDECOM no está cumpliendo con sus pagos

4. Cada Gerencia busca aisladamente objetivos propios, no interactúan entre si ni coordinan las dificultades que surgen entre las demás áreas

5. Marketing escogió suproveedor, exige los materiales para ayer.

6. El stock mínimo que mantiene la empresa no alcanza para atender en el momento.

7. Logística, no cuentan con el apoyo necesario para realizar su gestión. Especialmente el apoyo de gerencia, de manera que se cumplan las políticas establecidas para realizar las requisiciones sin provocar desorden.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS:

Existe presupuestopor cada gerencia, los usuarios hacen sus requisiciones, de acuerdo a presupuesto, al almacén el último día útil del mes, éste los consolida y solicita a compras su atención. Todo esto se hace mediante un sistema. La compra dura 3 días (antes una semana), la distribución a los 5 locales dura entre 2 a 3 días más.

COORDINACIONES CON LAS DEMAS GERENCIAS, PARA MANTENER POLITICAS DE LA EMPRESA YNECESIDADES DE LOS USUARIOS.

1. Con la Gerencia de Finanzas se deberá trabajar el Programa de Compras y Desembolsos a fin de que se pueda programar y cumplir sin falta todos los pagos a los proveedores y éstos no se apoyen en esta contingencia para la no atención.

2. Tomar un acuerdo con todas las gerencias a fin de que no avalen las compras de emergencia ni requisiciones fuera de fechaya que causan desorden, trabajo doble y desbalance económico. El cumplimiento de entrega se deberá mucho a la gestión de gerencia, no se debe propagar el desorden, caeríamos en lo mismo.

3. Coordinar los procesos de mejora continua con todas las gerencias y áreas, tomando acuerdos por escrito, con fecha de culminación o inicio, con un responsable y hacer seguimiento a estos acuerdos.

4.Hacer entender a las gerencias que un JIT debe implementarse primero dentro de la institución y que todos los usuarios sepan de que se trata, que es un proceso donde intervienen todos con un solo objetivo, apoyándose unos a otros en las dificultades que puedan surgir, y no una política que se implementará solo con la participación de logística, o que cada área vea su beneficio propio.

5.Hacer saber que los usuarios podrán sugerir a Logística algunos proveedores que a su criterio sean los mas adecuados, pero necesariamente logística tendrá que evaluarlos previamente y determinar si cumplen con los estándares que la empresa requiere (calidad, plazo, distribución, garantía, precio, etc.), con el fin de evitar que los materiales solicitados por el usuario estén en desacuerdo con lo...