Caso Mantenimiento Universidad Midwest

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GERENCIA DE OPERACIONES

MBA Gerencial XLII – B – Grupo 19

Presentado por:

Leila Carbajal

Javier Díaz

Inés Sánchez

Andrea Zegarra

Profesor: Sandro Sánchez P.

2011

Caso: EL PROBLEMA DE MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES EN LA UNIVERSIDAD DE MIDWEST

1. Definición del problema central

Se puede visualizar una estructuraorganizacional mal concebida, esta estructura y diseño trae consigo una ineficiencia en las actividades y movimientos de trabajo.

Problemas secundarios:

• Personal ubicado de manera centralizada en una sola oficina, generando movimientos ineficientes y desplazamientos demasiados largos.

• Personal agrupado por especializaciones, agrupado según sus oficios.

• No contar con personalde una sola especialidad y no con personal que realice labores múltiples, por mas simples que sean estas.

• Usar más de un personal para reparar o hacer mantenimiento a un solo equipos o material.

2. Solución propuesta

Algunos hechos relevantes para solución del problema:

- Tiempo de respuesta era de 5 a 10 días

- Se detecto que el 85% de las peticiones de trabajosque podían realizarse en menos de una hora.

- Casi 40% de las peticiones eran trabajos habituales.

- Allen asignaba a las peticiones un grado de prioridad y personal especializado para resolver el problema.

Tomando esta información podemos responder al problema central planteado, esto a través de establecer el método de trabajo apropiado y reorganizarnos siguiendo los pasos:- Primero detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas de la organización, se debe medir y detallar todas las actividades, midiendo los tiempos que toma cada persona y labor, de esta manera poder determinar que se necesita, llegando a determinar que se debe de capacitar a personal competente para que pueda realizar mas de una de las labores habituales que representa el 40%de las peticiones.

- Dividir la carga total de trabajo en actividades que puedan ejecutarse de forma lógica para una persona o grupo, en este caso debe ser el trabajo organizado en zonas, por ser el área muy extensa, pudiéndose contar con materiales de apoyo como vehículos ligeros con bicicletas, motos, etc.

- Combinar el trabajo de los miembros de la organización de manera lógica yeficiente; creando equipos de trabajo interdisciplinarios y basándose en personal previamente capacitado para realizar múltiples actividades, la importancia de tener personal que realice mas de una actividad a sus labores y también que exista personal especializado según sea la importancia y recurrencia de los incidentes.

- Establecer mecanismos para coordinar el trabajo de los miembros enun todo unitario y armonioso; es importante que la persona este motivado y alcance un grado de satisfacción que permita mejorar los grados de productividad, llegando a trabajar en equipos y ayuda mutua si es que se necesitase rotar personal entre zonas.

- Vigilar la eficiencia y hacer ajustes para mantenerla o mejórala; es decir se deberá manejar indicadores de gestión y seguimiento delos cambios realizados, es decir monitorear los tiempos de cada actividad y movimiento, reduciendo la incidencia de las peticiones habituales y los tiempos de atenciones. También pudiéndose aplicar mantenimientos preventivos.

Así mismo dando respuesta a las interrogantes realizadas por el autor, se tendría:

1. ¿Cómo reestructuraría usted la organización de mantenimiento de lasinstalaciones en la Universidad Midwest?
Una de las primeras acciones es evaluar al personal en sus competencias, revisando sus conocimientos y capacidades para saber el nivel actual antes de proceder a reorganizar y capacitar. A partir de estos se:

Se capacitaría en otras labores a un equipos de personal previamente evaluado según sus competencias, buscando solucionar los trabajos simples...