Caso TM




Caso: Trabajo en Equipo
Descripción de la situación

En la empresas Editorial Imprenta Unión SA , dedicada al servicio de diseño, prensa , post prensa y multimedia de material publicitario, libros y otros; la dirección estaba convencida de que todo servicio que se realizaba en las áreas de diseño y pre prensa, suponía un verdadero sufrimiento y estrés para todos los clientes produciendoademás pérdidas importantes para la empresa, pues siempre, tras la puesta de una orden de trabajo que se iniciaba en el área de diseño y luego que pasaba a pre prensa, se producía una serie de fallas de proceso y falta de coordinación al punto que una cantidad significativa de trabajos estando en la etapa siguiente eran devueltos por una falla del color o por error en el diseño, que el clientedetectaba, cuando este tenía que dar su conformidad - antes de pasarlo a impresión-. En algunas ocasiones el tiempo invertido por los diseñadores conspiraba contra el costo que se había presupuestado al trabajo, aparecían otros problemas que costaba mucho solucionar y que incidían en los costes del servicio, disminuyendo drásticamente el beneficio o la utilidad prevista por cada orden.

Para estaempresa, la forma habitual de trabajo era por funciones. Diseño y arte estudiaban la propuesta de los clientes, quienes daban las pistas para que el diseño de los productos se realizase de acuerdo a sus cometidos. Este departamento pasaba luego toda esta información a pre prensa para que elaboraran las pruebas de color y lograra la conformidad del trabajo antes de pasarlo al área de prensa para suimpresión final. Finalizada el proceso se hacía la entrega del material impreso a los clientes.

En toda esta línea de producción la gerencia notó que había desperdicios de recursos, tiempo y materiales haciendo poco competitivos el costo de los servicios que ofrecían. Cada departamento se quejaba del servicio que venía del proceso anterior, nadie asumía responsabilidad por los errores y fallas quese producían constantemente y la calidad del servicio a los clientes dejaba mucho que desear.

En una época de gran competitividad en el sector, existía una gran sensibilidad hacia la reducción de costes. Este hecho propició que la empresa decidiera romper con las direcciones funcionales estancas y desarrollar un proyecto que creara un sentido de equipo entre todos los trabajadores. En el proyectoparticiparían todas las funciones involucradas en el diseño, pre prensa y post prensa con el fin de lograr un proceso más eficiente.

Este proyecto buscaba como propósito desarrollar un espíritu de equipo para enfrentar de una manera sistémica las causas que producían los problemas que la empresa estaba experimentando. Para lo cual la empresa designó dos días a la semana durante seis meses,para dedicar una hora en capacitación para el desarrollo de equipos de trabajo y una hora para analizar los los problemas de cada área. Durante ese tiempo se desarrollaron talleres de formación de equipos donde aprendían a interactuar en equipo, compartir conocimiento, desarrollar mejores relaciones interpersonales, fortalecer la cohesión entre ellos y lograr que la comunicación entre ellos fuera másfluida y participativa. Desde el área de diseño hasta el área de prensa se tomaría en cuenta las opiniones de todos los implicados y se eliminarán así los problemas que, antes se solían producir a partir de la puesta en marcha de una orden de producción.

Al principio la idea no gustó a ninguno de los implicados. Aparecieron fuertes resistencias por parte de diseño, post prensa y también deprensa porque, pensaban que esto suponía una injerencia de otros (profanos en la materia y con escasos conocimientos de diseño u otras especialidades) en sus cometidos. Los participantes de las otras funciones pensaban que se les estaba poniendo una trampa para que identificar a los que protestaban de los problemas que había en el proceso.
Pese a todo y cumpliendo órdenes, el equipo de trabajo se...