caso

Nombre del Curso: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL (ARCHIVO)
Nombre de la Unidad I: CONCEPTOS GENERALES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

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QUÉ ES UN ARCHIVO?

Es un sistema de almacenamiento para guardar la información de forma segura y
disponible para una futura necesidad o utilización. Es uno o más conjuntos de
documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en
unproceso natural, por una persona o institución pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información
para las personas o instituciones que los produce.
1.1

DEFINICIÓN DE DOCUMENTO

Es toda actividad humana fijada en un soporte
perdurable.
Según la finalidad que persiguen, los documentos se
clasifican en:
1.1.1

DOCUMENTOS DISPOSITIVOS:Son aquellos que imparten normas de obligatorio
cumplimiento,
leyes,
decretos,
ordenanzas,
resoluciones, acuerdos.
1.1.2

DOCUMENTOS INFORMATIVOS:

Estos conforman la generalidad de los documentos dentro de una gestión
administrativa: cartas, circulares, memorandos, presupuestos, entre otros.
1.1.3

DOCUMENTOS TESTIMONIALES:

Son aquellos que sirven como prueba o testimonio. Dan fede que el hecho
sucedió. Balances anuales, contratos, propiedad un inmueble, entre otros.
1.2

FINALIDAD DE LOS ARCHIVOS

Los archivos están llamados a ser:
 CENTROS ACTIVOS Y DINÁMICOS DE DOCUMENTACIÓN E
INFORMACIÓN: porque conservan el patrimonio histórico de la empresa.
 CENTROS VITALES DE ESTUDIO E INVESTIGACIÓN: por ser una fuente
primaria. El archivo sigue siendo el depósito delos documentos originales.
 CENTROS DE DESARROLLO DE LA EMPRESA Y EL PAÍS: aportan una
eficaz ayuda a la gestión administrativa, educativa, cultural, religiosa y
política, entre otros.

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Nombre de la Unidad I: CONCEPTOS GENERALES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

1.3

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

1.3.1





1.3.2

SEGÚN LA CONTINUIDAD DE UTILIZACIÓN

Activo: se refiere a aquellos documentos que son de consulta permanente
como: hojas de vida, contratos, resoluciones y demás papeles específicos
de cada oficina.
Semiactivo: documentos cuya consulta se hace en intervalos determinados
(una o dos veces por año).
Permanente o pasivo: su uso es muy reducido.
Ej: papeles de
constitución de la empresa.SEGÚN LA ORGANIZACIÓN
INTERNA DE LA EMPRESA

Centralizado:
un
solo
archivo
para
toda
la
empresa.
Una
sola
dependencia, destinada al
archivo, maneja y controla
toda la información. Reduce
costos de material, equipo,
tiempo y espacio.

Descentralizado
Centralizado

Usos:
Para toda la documentación de la pequeña y mediana empresa.


Descentralizado por dependencias odepartamentos:Un archivo para
cada departamento. Aumenta costos de espacio, equipo, material y tiempo.



Descentralizado con control central: hay un archivo para cada
departamento, pero todo documento que esté archivado en este, debe tener
copia en el archivo central.

Usos:
Para las oficinas que funcionan en diferentes locales o regiones.
1.3.3




SEGÚN SUS USUARIOS

Individual: elempleado mantiene un pequeño archivo personal organizado
de acuerdo a sus necesidades.
Departamental: uno para cada Departamento

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Nombre de la Unidad I: CONCEPTOS GENERALES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL



1.3.4

General: contiene los documentos de toda la empresa que deben ser
guardados y conservados.
SEGÚN SU POSICIÓN

Archivador Vertical: Las gavetas van
dispositivos que aseguran su fácil manejo.



Archivador Horizontal: mueble generalmente
cerrado, destinado a la clasificación horizontal. El
conjunto se cierra con 1 o más cortinas de lámina.

sobre

 Archivador Lateral:
permite la clasificación suspendida lateral. Se
conoce también como archivar de basculante o de
válvula.Es el que se usa en...