Catálogo De Disposición Documental

Margarita Parra Betancourt
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

El Catálogo de disposición documental es la herramienta clave para llevar a cabo la valoración de los documentos de archivo, pues integra los tiempos de resguardo precautorio en los tres tipos de archivo: trámite, concentración e histórico.
En el catálogo se fijan los periodos de conservación en la fase de actividad (trámite) ysemiactividad (concentración)y la disposición de la documentación al alcanzar la fase de inactividad (ya sea de transferencia al archivo histórico o de eliminación total o parcial de los expedientes que integran la serie).
La elaboración del Catálogo de disposición documental, recae en la comisión de valoración/comité de información/funcionarios responsables de las áreas generadoras de ladocumentación.
Para la elaboración del Catálogo es necesario:
• Cumplir con la legislación y demás disposiciones vigentes que inciden en la conservación de los documentos.
• Contar con el Cuadro general de clasificación archivística en donde se encuentran identificadas las series documentales.
El Catálogo de disposición documental debe estar constituido como mínimo por:
pPrte introductoria ypresentación en donde se expresarán los datos necesarios para identificar la entidad titular de la documentación, información acerca del proceso de creación del Catálogo indicando las reglas que han sido elaboradas por la comisión de valoración, la fecha y órgano de dirección que aprobó el Catálogo y breves instrucciones de utilización del mismo, en donde se incluya el significado de los códigosempleados, un glosario donde se recoja la terminología y la definición de los conceptos esenciales, si es necesaria una explicación más detallada se puede elaborar un manual para el usuario.
• fichas de identificación de las series.
• índices y anexos del Catálogo. Se elaborará un índice alfabético por unidades administrativas y nombre de series, y se anexaran los diferentes formatos autilizar durante las transferencias y eliminaciones.
• Es conveniente anexar el cuadro de clasificación.
La prescripción más importante dentro del Catálogo es la fijación de los periodos y la disposición final de los documentos[2] :
• en primer lugar se indicará el periodo de conservación durante la fase de actividad. Es decir, se deberá indicar el plazo temporal que la documentación va apermanecer en los archivos de trámite (por encontrarse en uso o para satisfacer necesidades administrativas o legales). A continuación, se determinará el periodo que debe permanecer la documentación en el archivo de concentración (semiactividad), dado que puede ser utilizada de forma ocasional con un fin administrativo o porque así lo establece alguna disposición normativa. La indicación de losperiodos temporales se expresará generalmente en años.
En cuanto a la disposición de los documentos al alcanzar la inactividad, la valoración puede prescribir tres actuaciones[3] :
• conservación total y permanente. Se expresará mediante la letra “C” mayúscula, esta disposición tiene como consecuencia la transferencia de la documentación a un archivo histórico para su conservación indefinida.• destrucción total. Cuando se concluye que los documentos no tienen ningún valor que los haga susceptibles de ser conservados ni tampoco reúnen las condiciones que recomendaría una conservación parcial, se registra con la letra “D” mayúscula.
• muestreo. Opción intermedia que permite conservar una parte de la documentación que se eliminará. Se elige aplicando alguna de las técnicas demuestreo y se indica con la letra “M y un asterisco “M*”, el asterisco remitirá a una nota en donde se explica el tipo de muestreo recomendado.
Cuando la determinación de los periodos temporales de permanencia en los archivos de gestión o trámite no se pueda expresar mediante plazos cerrados se sugieren los siguientes códigos de observancia internacional:
• 888, se utilizará para expresar...