Catalogo de cuentas

4.2 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS CATALOGOS DE CUENTAS CONTABLES.

1.4. El Catálogo de Cuentas
Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable formar una lista de las cuentas que deberán utilizarse, evitando así errores de aplicación, y asignar a cada cuenta una cifra que la identifique, ya que se trate de las cuentas que integran el mayor general ode las subcuentas que forman los mayores auxiliares.
Hay diversas maneras de organizar este sistema de identificación y, salvo casos especiales, quizá lo m práctico sea optar por una clasificación decimal que permita agregar o suprimir partidas según sea necesario.
En el caso de la contabilidad general, que al fin y al cabo, controla toda la actividad de la empresa, conviene comenzar por dar unnúmero índice a cada grupo general, tanto del balance como del estado de pérdidas y ganancias, de la siguiente forma:
Balance:
1.1. Activo
2.2. Pasivo
3. 3. Capital
Estado de Pérdidas y Ganancias:
4. 4. Productos
5.5. Costos
6. 6. Gastos de operación
7. 7. Otros gastos y productos
8.8. ……
9. 9. Cuentas de Orden
0. 0. Cuentas "puente".
Estas cifras indican, cada una de ellas, un grupogeneral distinto y permanecerán invariables, de manera que todas las cuentas de activo comenzarán con el número 1, las del pasivo con el 2, y así sucesivamente.
Vienen después las subclasificaciones, que pueden extenderse en forma prácticamente ilimitada. Por ejemplo, en el activo se tendría:
1.1. Activo
1.0 1.0 Circulante
11 1.1 Fijo
1.2 1.2 Diferido
Y a su vez, el grupo de circulante podríasubdividirse como sigue:
1. Activo
10. Circulante
100 Caja y Bancos
101 Cuentas por cobrar
102 Inventarios
En esta forma podría establecerse un catálogo a base de tres cifras, en el que la cuenta de Caja y Bancos seria la 100; la de Clientes, la 101, la de inventarios la 102, etc., de tal manera que si después se quisiera agregar una nueva cuenta, por ejemplo, Mercancías en Tránsito,recibirla el número 103, y así sucesivamente hasta llegar, en el activo circulante a la cuenta 109, o más si se requieren más cuentas.
Como, dentro de la clasificación decimal, cada grupo tendré una subclasificación máxima de diez renglones (del O al 9), si fuera necesario abrir más de diez cuentas en un grupo, es decir, más de diez cuentas en el circulante —siguiendo el mismo ejemplo- se deberáampliar la clasificación haciendo que el número hasta aquí destinado a una cuenta, se refiera a un nuevo grupo, el cual, a su vez, tendría diez clasificaciones más, en la siguiente forma:
1. Activo
10. Circulante
100. Caja y Bancos
1000 Caja General
1001 Caja chica
1002 Banco x
1003 Etc.
De manera semejante podría ampliarse el catálogo, haciendo que los números de las cuentas constarán de cincoo más cifras, en los casos de empresas con operaciones muy complicadas o con dependencias muy numerosas. Para fines prácticos, en la mayoría de las empresas comerciales o industriales un catalogo de cuentas de cuatro cifras, seria suficiente, en el entendido de que no existe un catálogo de cuentas universal, cada empresa deberá elaborar el propio en base a sus necesidades y característicasparticulares.
Cuando se utiliza un sistema electrónico el catálogo de cuentas es indispensable, ya que es el único medio con el que cuenta el operador para ponerse en contacto con la contabilidad, pues para poder registrar los movimientos generados deberá ingresar primeramente el número de cuenta que según el catálogo adoptado le corresponda.
1.4.1. Concepto de Catálogo de Cuentas
Por todo lo anteriorexpuesto se define el catálogo de cuentas como:
Es el índice o instructivo, donde, ordenada y sistemáticamente, se detallarán todas las cuentas aplicables en la contabilidad de una negociación o empresa, proporcionando los nombres y, en su caso los números de las cuentas".
Es importante al establecer un catálogo de cuentas, para un manejo adecuado de éste, que se acompañe de una guía que...