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CUESTIONARIO RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
Diapositivas Producción Documental
1. Clasificación de los documentos
Se clasifican según:
el soporte: papel, cinta, otros soportes.
su autor: público, privado.
Su finalidad: dispositivo, testimoniales, informativos.
función en el tiempo: vitales, importantes, útiles, no esenciales.
su tramitación: corriente, semicorriente, no corriente.2. Valores de los documentos
Primario: administrativa, legal, contable, fiscal, técnica.
Secundario: es aquel que aparece una vez agotado el valor inmediato. los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. (leyes, decretos).
Acuerdo 060
3. Definición de: Comunicaciones oficiales y correspondencia
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas endesarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

4. Qué normas se deben tener en cuenta para la conservación documental?
Acuerdo 060 de 2001Art NOVENO.
Conservación documental: Las entidades son
Responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello
Deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales
De procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos
Desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas
Relativas a la permanencia y la durabilidad delos soportes, tales como la
NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. Ì
Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características
Dimensionales, físicas y magnéticas.
Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2,
Libre de ·cido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a
8.5 de acuerdo con losaspectos contemplados en la NTC 4436 ì Papel para
Documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad. Las
Tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en
Contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir
Acidez al soporte.
Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben
Seguirse las instrucciones de susfabricantes en relación con su preservación
Y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de
Recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.
La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción
De backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación
Hasta tanto se estandaricen los sistemas dealmacenamiento y formatos de
Grabación de la información.

5. Qué entiende por Imagen Corporativa, según este acuerdo?
Se entiende por imagen corporativa a los lineamientos o formatos que se manejan en la correspondencia de la empresa y que le dan una imagen particular ante otras empresas.
Diapositivas Unidad de Correspondencia
6. Qué es para usted la unidad de correspondencia en una entidad?
Es launidad que se encarga de manejar la correspondencia de manera centralizada, según las normas, los servicios de radicación, recepción y distribución de comunicaciones oficiales.
7. Qué servicios presta la unidad de correspondencia?
Atención a los usuarios: estas unidades son el primer lugar a donde acuden los usuarios y ciudadanos en general con el propósito de obtener información sobre lamisión, funciones y servicios que presta la entidad
Atención de consultas sobre el trámite solicitado
Servicio de alerta: uno de los más importantes, consiste en el recordatorio de comunicaciones recibidas para dar respuesta oportuna a las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno
Préstamo de documentos
Reproducción de documentos.
8. Mencione algunas recomendaciones para...