CEAC04 Tarea

ACTIVIDAD 1
La empresa de electrodomésticos ETC. S.L está organizada en cuatro departamentos: Recursos Humanos, Financiero-contable, Administración y Comercial (compras y ventas). Cada departamento tiene su propio archivo que contiene los documentos relacionados con las tareas que efectúan, y además, está el archivo con la documentación general que afecta a varios o a todos los departamentos.
a.¿Qué documentos crees que se generan en esta empresa?
En esta empresa se generaran tanto documentos internos como externos y pueden estar en soporte papel o electrónico.
Como documentos internos pueden tener los siguientes: convocatorias, actas, autorizaciones, avisos y anuncios, boletines y revistas, memorias, notas interiores, solicitudes, informes, registros de pedidos, órdenes de envío,fichas de control de existencias, inventarios, registro de incidencias,..
Entre los documentos externos con particulares u otras empresas que pueden generar tenemos: pedidos, albaranes o notas de entrega, facturas, seguros, anuncios, cartas circulares, certificados, saludas, cartas comerciales, invitaciones, tarjetas de visita, cartas de reclamación, recibos,..
b. Razona las funciones del archivo enesta empresa.
Guardar, conservar y custodiar la documentación que se produce en todos los departamentos de la empresa es una obligación que puede exigir, la Administración, un cliente o un trabajador.
Facilitar la localización rápida y eficiente de los documentos en el desarrollo de la actividad empresarial.
Constituir un centro activo de información, como el medio más importante de consulta de laactividad empresarial.
Cumplir con las disposiciones legales, y que sus documentos sirvan como elemento probatorio.
A parte de todo esto, cada departamento generará unos documentos que les pueden ser útiles en un futuro, por ejemplo el departamento financiero contable deberá tener todas las facturas archivadas para luego poder hacer la declaración del IVA. El departamento de RRHH, deberá tener lainformación de sus empleados clasificada para así ser más fácil acceder a la documentación, por ejemplo la nómina de cualquier empleado, los días que le quedan de vacaciones, etc.… En cuanto al departamento de Administración y Comercial, será de mucha utilidad guardar las notas de entrega, facturas, etc. bien clasificadas por si surge alguna incidencia con alguna de ellas saber bien donde están yno perder el tiempo buscando.
c. Si tenemos en cuenta la titularidad del archivo ¿Qué clase de archivo tiene la empresa ETC.S.L?
Se trata de un archivo privado de empresa.
d. Explica cómo estará organizado el archivo según su ubicación, es decir donde se guardan y localizan los documentos.
Se tratará de un archivo mixto, utilizando el archivo centralizado para la documentación de carácter generaly para la documentación que ya no sea útil en cada departamento y el descentralizado por departamentos donde cada departamento guarda la documentación que va generando y que aún está activa. Cuando deje de ser útil en el departamento se archivará en el archivo general.
e. Indica las claves a tener en cuenta, en la organización del archivo en esta empresa, para su buen funcionamiento.
Tiene queprecisar el método correcto para que la clasificación sea sencilla, fácil de manejar y de comprender para las personas que lo utilizan.
Determinar criterios de selección de los documentos que se deben archivar.
Establecer unas normas internas de consulta.
Disponer de sistemas de seguridad adecuados.
Realizar la gestión documental de forma que sea económicamente rentable.
En general, hay que realizarun análisis previo de las actividades y funciones de la empresa.
f. ¿Qué pasos hay que dar para archivar una factura de un cliente?
1º. INSPECCIONAR: consiste en ver si la documentación está lista para ir al archivo o tiene otra indicación.
2º. CLASIFICAR: determinar bajo qué título va a ser archivada la factura, es decir, por empresa, persona, asunto, número de factura, si se colocan primero...