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Caja chica, agujero grande


Trámites imprevistos, viáticos, insumos de oficina, facturas de servicios, compras de último momento, anticipos a empleados o proveedores, son algunos de los gastos que pueden sobrecargar las ya ajustadas cuentas de tu emprendimiento y que, por hacerse en efectivo, quedan fuera de control. No suman mucho en el día a día, pero absorben parte del flujo de dinero ypueden dejar un agujero en la economía.

La caja chica es una herramienta financiera que facilita estas pequeñas salidas diarias de dinero, con control sobre los fondos. Implica separar una cantidad de dinero para gastos imprevistos o urgentes que solo puedan cancelarse en efectivo, y asignar un administrador para que se ocupe de mantenerla. No hace falta contratar a un contador o ser un expertoen finanzas para llevarla adelante y tener mayor control sobre el efectivo que se gasta.Mantener una caja chica pone bajo control los gastos en efectivo y evita agujeros en las cuentas de tu emprendimiento.

La primera medida para poner orden a las cuentas es analizar el volumen de pagos del negocio que sí o sí deben hacerse en efectivo. Para el resto, es recomendable buscar la manera deimplementar pagos con cheques,  transferencias, depósitos bancarios u otros medios, de forma de tener un mejor registro de las operaciones y, a la vez, evitar los problemas de seguridad que acarrea el uso de dinero en efectivo.

Con el cálculo de las necesidades diarias promedio de efectivo se debe decidir el monto que se dejará disponible, dónde se guardará –siempre es mejor separarlo y evitar que semezcle con dinero personal u otros fondos del negocio–, y quién se ocupará de administrarlo. Asimismo, puede definirse detalladamente qué gastos podrán pagarse de ese fondo (por ejemplo, solo compra de materiales de oficina y viáticos) o ponerse un límite al monto a egresar desde allí (por ejemplo, ningún gasto que supere los $100). 

Si hay más de un lugar desde el que sea necesario realizarpagos –oficinas, locales, etc.–, puede ser útil mantener una caja chica con su propio administrador por cada centro de gastos.
¿Cómo funciona? El administrador recibe su caja chica y se hace responsable por ella. Desde allí realiza los pagos y deja un comprobante por cada operación, de forma que el valor total de la caja chica sea en todo momento el mismo (o bien en dinero en efectivo, o bien en lasuma de dinero y comprobantes de gastos). Puede también registrar los gastos en una planilla de cálculo, cuaderno o celular.



Cómo administrar la caja chica
Si hoy nos tocara hacer un análisis de gastos de lo que va del año, ¿sabríamos cuánto corresponde a compras a través de la caja chica? Aquí te enseñamos cómo gestionar el flujo y te entregamos una sencilla herramienta de control.

Noson esas grandes cantidades que todos sabemos a qué ítem corresponden. Son un reguero de pesos para fotocopias, implementos de aseo, detalles de una invitación a un café, alguna movilización o pagos de correo que suman más y más, dejando al final del mes un saldo que puede jugarnos en contra si nos hemos sido lo suficientemente cuidadosos en el registro de los gastos.
Aquí te presentamos unaherramienta que permite a la dirección controlar los gastos diarios, semanales o mensuales que habitualmente se realizan por esta vía.
Herramienta de control de gastos ()
Es una planilla de cálculo muy simple que facilita llevar la contabilidad de la caja chica durante el año. Está compuesta por trece hojas, cada una representa el estado de un mes de la caja chica, desde enero hasta diciembre, y laúltima -anual- es un resumen de los movimientos realizados durante todo el año.
CÓMO FUNCIONA
Lo primero que deberá hacer es definir un monto fijo con el que la caja chica deberá operar cada mes. Se debe comenzar ingresando este monto en el aporte inicial del mes de enero, sin importar en qué mes efectivamente empezamos a usar esta administración.
Luego, simplemente se van ingresando los...