centralizacion y procesos de un archivo



Índice

Introducción……………………………………………………………………….. Página 2
Centralización de archivos………………………………………………….. Páginas 3-5
Centralización en la nube……………………………………………………. Página 6-7
Formas y procesos del archivo…………………………………………….. Página 8-10
Conclusión………………………………………………………………………….. Página 11
Bibliografía…………………………………………………………………………. Página 12



Introducción

Como introducciónlos archivos también denominados ficheros; es una colección de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora u oficina.
Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.
Es uno o más conjuntos de documentos, seacual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden (original), para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.


Desarrollo

Los archivos, una vez quehan cumplido su trámite, se deben conservar orgánicamente, esto es, dentro de la sección responsable de su trámite, en el mismo orden en el que se formó el expediente (orden natural) e integralmente para que garanticen la continuidad de los hechos o actividades y las actuaciones administrativas y que será consultado posteriormente con los fines administrativos, legales o históricos. Esteordenamiento se conoce en archivística como el principio de procedencia.

Son muchas las definiciones que se pueden encontrar de archivo, pero todas incluyen los siguientes aspectos:

• Conservación ordenada de documentos.
• Facilidad de consulta.
• Servicio.

El cumplimiento de las funciones del archivo anteriormente descritas requiere, desde su concepción que se fijen como mínimo lossiguientes objetivos:

Reunir ordenadamente los documentos del archivo.
Asegurar una perfecta conservación de la información.
Permitir una rápida localización de la información.
Brindar un servicio de consulta oportuna y eficiente.

Una de las variables que definen la clasificación del archivo es la organización que la empresa opte para el manejo de la información, una de estas es que losarchivos formen parte de la centralización.

Centralizar los archivos es algo tan antiguo como las propias redes. De hecho la centralización de los archivos y compartir recursos en red, como las impresoras, son en realidad los motivos de la aparición de las redes.



¿Qué es la centralización?

Centralización, puede decirse que es la acción o iniciativa para reunir distintas cosas en uncentro común. Una empresa puede decidir la centralización de las llamadas telefónicas que recibe y hacer que ingresen a un mismo aparato o central para que una recepcionista se encargue de atenderlas. Será la recepcionista quien re direccione los llamados hacia la persona que corresponda.

¿Que se consigue al centralizar los archivos?

Que al estar todo en un sitio podemos hacer copias deseguridad de toda la información en conjunto.
Que ante un fallo de un computador de alguien, no se pierdan los archivos.
Que la información esté actualizada y disponible para todos los que deban tener acceso.
Que cada miembro de la organización sepa dónde puede encontrar las cosas y no se dependa de su organización personal.

Con sólo uno de estos motivos ya tenemos una razón de peso paracentralizar los archivos. Es siempre necesario centralizar el almacenamiento de archivos cuando varias personas de un grupo de trabajo realizan una actividad en común.

La centralización de archivos es un concepto básico. No importa cómo se haga, con un servidor local, conectados a un disco externo, mediante una Intranet. Importa más que sea una manera de organizarse que la herramienta que se utilice....