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MÉTODOS DE CLASIFICACIÓN O SISTEMAS DE ORDENACION

Existen varias maneras de clasificar los documentos, cada una de ellas con sus consiguientes ventajas y desventajas. Estos métodos dependen del criterio establecido dependen de ser las fechas de los documentos (cronológicos), las letras del abecedario (alfabético), la secuencia de los números (numéricos) y la combinación de varios de ellos(alfanuméricos). El archivo por asunto consiste en archivar alfabéticamente de acuerdo con el tópico o asunto del material en lugar de hacerlo teniendo en cuenta el nombre de la persona. Aún el mismo sistema de archivo numérico necesita de una guía alfabética.
Sistemas: Los sistemas pueden ser: directo, semi-directo e indirecto.
DIRECTO: La localización del documento es hecha en el local donde seencuentra archivado.
SEMI-DIRECTO: La búsqueda es efectuada a través de tablas.
INDIRECTO: La búsqueda es efectuada después de consultado un índice, código o fichero.

Los principales sistemas son:

SISTEMA ALFABÉTICO: Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y después colocar las carpetas en orden alfabético. La principal ventaja es que resulta muy sencillo decolocar y puede manejarse sin ningún tipo de formación especial. La desventaja de este sistema, es que podrían surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la única solución a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas.

Reglas de Clasificación alfabética
Reglas para ordenar alfabéticamente: se usandirecta o indirectamente en casi todos los sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas. Existen varias reglas básicas para clasificar, las cuales son de uso universal. Aquí se estudiarán las más usadas en nuestro país
Es uno de los sistemas más sencillos y empleados con más frecuencia en los archivos. Consiste en ordenar tomando como referencia las letrasdel alfabeto, según el orden en que aparecen en el mismo. Cuando un nombre se compone de varias palabras hay que determinar cuál es la palabra principal o palabra ordenatriz, es decir aquella que vamos a tomar como clave, referencia o guía para la clasificación; el resto de las palabras del nombre están subordinadas a éstas. La palabra ordenatriz sigue unas normas:
• Nombres de personasindividuales: la ordenatriz es el primer apellido, si dos nombres tienen el mismo apellido, se ordena por el segundo y si también coinciden por el nombre propio.
Se invierte el nombre de cada individuo, considerando en primer lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundo nombre o inicial, si existiere. Ejemplo: María Elena Salas. quedará así:
- Apellido, en estecaso, Salas;
2- Nombre de pila: María;
3- Segundo nombre: Elena; es decir quedaría así:
Salas, María Elena, siempre la inversión del nombre debe ir precedida por una coma. (Si aparecen los dos apellidos, el apellido materno constituiría la segunda unidad de archivo, es conveniente aclarar que Unidad de archivo ES CADA PALABRA, NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE APAREZCA EN EL NOMBRE DE UN INDIVIDUO,EMPRESA O INSTITUCIÓN.

• Cuando hay apellidos compuestos: Si están separados o no por un guión, se toman como una sola palabra a efectos de su clasificación.
• Cuando incluyen artículos o alguna otra partícula complementaria:
• Cuando son nombres españoles las partículas gramaticales no se tendrán en cuenta.
• Cuando son nombres extranjeros, ante la duda, si tendremos en cuenta para suclasificación.
• Nombres de empresas o instituciones:
• Si incluyen un nombre propio se sigue el mismo criterio que en las personas físicas y si van acompañados de hijos de… viuda de… no se tendrá en cuenta.
• Palabras genéricas que forman parte del nombre como por ejemplo bar, papelería, tampoco se tendrá en cuenta. Siempre tomaremos como ordenatriz el primer nombre significativo que aparezca...