Ceremonial

Cuando el profesional del protocolo se disponga a preparar el guión de un acto sabe que debe seguir, salvo las lógicas excepciones, estas secuencias.
1. Recibimiento a los invitados.
2. Ordenación de los mismos en el lugar donde se inicie el acto.
3. Bienvenida por el anfitrión y explicaciones de los objetivos del evento.
4. Ejecución del hecho que lo motiva.
5. Discursos de lasautoridades o personalidades.
6. Vino el honor, cóctel, banquete o similar donde anfitrión, invitados de honor y resto de asistentes comparten un tiempo de encuentro de manera más informal.
7. Despedida.
Recibimiento.
Lo primero en el desarrollo de cualquier evento es que el anfitrión, o persona en quien delegue, reciba a todos los invitados dándoles la bienvenida, agradeciéndoles su asistencia yindicándoles el lugar donde deben permanecer. A medida que los invitados llegan y son recibidos, la organización debe ofrecer un lugar cómodo donde aguardar el inicio de la ceremonia. Mientras el anfitrión aguarda a la llegada del resto de invitados en la puerta, alguien de su confianza debe atender a los que ya llegaron. Según sea la categoría del acto, en algunas ocasiones se dispone para la llegadade los invitados una alfombre roja, dispuesta desde el lugar donde se detiene el automóvil, hasta el vestíbulo de edificio. Se utiliza de forma excepcional ante la presencia de un jefe de Estado o un miembro de una Familia Real, o por el tipo de acto solemne de que se trate, una alfombre para cubrir el recorrido entre la puerta del salón o espacio donde se acoja la ceremonia hasta la presidencia.Protocolización de invitados.
Tras el recibimiento, se inicia la segunda fase del acto: la colocación de los asistentes en el salón o auditorio donde se tenga lugar la parte central del mismo. Para ubicar a los invitados hay varias fórmulas, según el tipo de eventos y asistentes. Se pueden protocolizar todos los asientos, en cuyo caso a cada invitado hay que indicarle el suyo. Otra alternativaes semiprotocolizar, es decir, asignar asientos, además de la presidencia, a un determinado grupo que en razón a la naturaleza del evento o por su procedencia convenga, y dar libertad al resto de los invitados. Para la aplicación de esta fórmula tiene que producirse una clara justificación que sea entendida fácilmente por el resto de invitados para no molestar a nadie. Esta reserva puede sergenérica o personal. Con la primera, puede guardarse una fila o mesa para un grupo determinado y que sus miembros tengan libertad para sentarse como deseen; la persona va más allá al indicar igualmente el asiento exacto. La tercera posibilidad es no protocolizar asiento alguno (salvo la presidencia). Hay una cuarta opción que cada día gana terreno en el protocolo: se trata del auto protocolo. En virtuda esta nueva técnica, son los propios invitados quienes se asignan el sitio, anotándose bajo el número o nombre de la mesa en unos folios en blanco dispuestos para tal fin sobre el panel.
Los recorridos.
Es recomendable procurar establecer recorridos que no exijan volver sobre los pasos andados, especialmente cuando la concurrencia es numerosa, por lo que establecerá un circuito que evite lasaglomeraciones y crucen entre los que van y vienen. Si no se señaliza, en aquellos tramos que pudieran confundir a los invitados habría que situar a personal de la organización. Hay que planificar recorridos lógicos, sin excesivos recovecos y procurando que todos los invitados reciban información durante la visita.
Momento foto.
Siguiendo con el desarrollo tipo de un acto, una vez que estecomience, el anfitrión o alguien en su nombre deberán agradecer públicamente la asistencia y explicar a los presentes los motivos que originan el encuentro. Suele decirse que la foto de ese instante debe identificar plenamente todos los objetivos de los organizadores. Hay que procurar ofrecer a los medios gráficos una zona determinada desde la que puedan obtener las imágenes que deseamos.
La...