Cero Papeles

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BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Como reducir el consumo de papel mediante la formación de nuevos hábitos en los servidores públicos

Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Programa Agenda de Conectividad – Estrategia Gobierno en línea Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa Departamento Administrativo de la FunciónPública Archivo General de la Nación Colaboradores Héctor Bonilla – Gobierno en línea Jhon Gonzalez – Archivo General de la Nación Natasha Eslava – Archivo General de la Nación Oscar Almanza – Gobierno en línea

1 Contenido
1 CONTENIDO 2 INTRODUCCIÓN 3 OBJETIVO DE LA GUÍA 4 ALCANCE DE LA GUÍA 5 QUE ES CERO PAPEL 6 QUE BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CERO PAPEL 7 COMO HACERREALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL 3 4 5 6 6 9 11

2 INTRODUCCIÓN
Existen importantes oportunidades para lograr reducciones en el consumo de papel en la Administración Pública mediante campañas de tipo cultural asociadas con la formación de buenos hábitos de consumo de papel, que en organizaciones privadas y públicas han tenido proveído ahorros importantes en insumos y espacios de almacenamiento,favoreciendo mejoras en la productividad. Las evidencias de las actividades realizadas por la administración pública son registradas en documentos de archivo tales como Actas, Resoluciones, Órdenes Administrativas, Circulares, Oficios y demás documentos de apoyo. En un alto porcentaje estos documentos tienen como soporte físico el papel, desde su creación y/o recibo y en los procesos dedistribución generalmente se exigen copias adicionales e innecesarias de los mismos. En las etapas previas a la producción final de un documento es frecuente la impresión de dos y hasta tres borradores para su revisión y en la mayoría de los casos solo utiliza una cara de la hoja y no se aprovechan eficazmente las herramientas existentes tales como el correo electrónico, la red interna, los sitios webinternos, repositorios de documentos entre otros, que constituirían potenciales alternativas a la utilización del papel.

Si bien la estrategia de Cero Papel en la Administración Pública tiene un componente de gestión documental y tecnológico importante, se pueden alcanzar reducciones significativas con los recursos que actualmente disponen las Entidades. La formación de una cultura que usaracionalmente los recursos redundará en una mejor y más fácil adaptación a los cambios relacionados con la gestión documental y por ende la utilización de documentos electrónicos de archivo. Este documento contiene un mínimo de acciones propuestas para reducir el consumo de papel mediante la adopción de buenas prácticas en materia de gestión documental y buen uso de las herramientas disponibles por parte delos servidores públicos.

3 OBJETIVO DE LA GUÍA
El objetivo principal del presente documento consiste en proporcionar un conjunto de herramientas, en su mayoría con un componente cultural, mediante el cual las entidades puedan reducir sus actuales demandas de papel en actividades administrativas, como un primer paso para avanzar a la implementación de una administración pública cero papel.Adicionalmente la guía busca:  Promover entre los servidores públicos un sentido de responsabilidad con el ambiente y con el desarrollo sostenible del país.  Promover entre los directivos de las entidades un compromiso con las políticas de eficiencia administrativa y cero papel en la administración pública.  Contribuir a la construcción de los indicadores que nos permitan medir el impacto de lasmedidas adoptadas en la reducción de consumo de papel y la sustitución de procedimientos y trámites basados en papel por trámites y procedimientos electrónico.

4 ALCANCE DE LA GUÍA
El Gobierno Nacional a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y su programa Agenda de Conectividad – Estrategia Gobierno en Línea, desea promover la implementación de...