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INSTRUCTIVO N°001
CONTROLES ADMINISTRATIVOS DEL PERSONAL

OBJETIVO
El presente documento tiene como finalidad mejorar, estandarizar y optimizar los controles administrativos del personal de los vigentes, proyectos especiales y custodia.

I.- INTRODUCCION
La presente información detalla los pasos a seguir para poder cumplir con el objetivo indicado líneas arriba.

II.-PROCEDIMIENTOS (Flujo gramas por actividad )



Si se cuenta con un sistema de marcación en una PC en las instalaciones del cliente externo y en planta San Agustín cada colaborador deberá hacer uso obligatorio de dicho sistema, registrando sus ingresos mediante su código de empleado.
Si no se cuenta con un sistema de marcación en las instalaciones del cliente el colaborador deberá hacer uso obligatorio de losformatos de registro de asistencias N°001 (trabajos especiales clientes nuevos o trabajos externos de custodia)
Es obligatorio que cada colaborador registre su asistencia de la siguiente manera:
1. Ingreso a laborar
2. Salida a refrigerio
3. Retorno de refrigerio
4. Salida de labores
Toda marcación y registro en los formatos es de carácter personal.
Al inicio de la semana (lunes) cadaencargado de la operación en los clientes externos es responsable de enviar por correo al área de administración de vigente el reporte de asistencia de la semana anterior (data pura) y se reportará a los supervisores un resumen de las tardanzas, faltas y permisos en un plazo no mayor de 7 días.
En el caso del personal de Custodia el reporte será trabajado en forma diaria y se informará a cadaencargado de las áreas por día.

El área de administración de vigente y custodia es responsable de enviar a la operación las casuísticas identificadas en el seguimiento del registro de asistencia con la finalidad de que la operación tome las acciones respectivas.

*Tener en cuenta que esta prohibido quedarse fuera de su horario laboral siempre y cuando sea autorizado por la supervisión.



Segúnel RIT (capitulo IX Art. 49°) dice: "Todo colaborador que no pueda asistir a laborar, tiene la obligación de comunicar a su jefe inmediato superior dentro de la primera hora los motivos de su inasistencia" salvo casos de fuerza mayor comprobados.
Personal que no justifique su inasistencia será considerado como falta y se procederá al descuento respectivo.


En los casos de citas médicas loscolaboradores deberán informar con dos días de anticipación a su encargado directo.
El colaborador deberá hacer entrega el mismo día o al día siguiente de la atención al encargado el o los sustentos originales, por donde debe figurar la especialidad de la atención, caso contrario se aplicará el descuento respectivo.

En los casos de Descansos médicos los colaboradores y/o familiares deberáncomunicarse con su encargado (RIT capitulo 9 articulo 49°) para informar su situación y enviar el mismo día o a más tardar al día siguiente la imagen del descanso medico al correo de su encargado y al momento de su incorporación entregar el original.
*No se aceptaran fotocopias para ambos casos.

Tener en cuenta que en los casos de atenciones particulares se debe presentar:
- Boleta de pago dela consulta
- Receta medica
- Diagnostico

Todos los documentos médicos originales deben ser enviados al area administrativa de vigente y custodia en un plazo no mayor de 2 días para su registro y entrega al area de RRHH – Archivo. No se recibirán documentos de meses pasados. Para los casos del personal de custodia la entrega de estos documentos se hará en forma diaria.




Si elcolaborador completa 3 tolerancias en el mes se hace acreedor de 1 tardanza.
Si el colaborador completa 3 tardanzas en el mes se hace acreedor de una llamada de atención escrita dirigido a su file personal.

Estos controles serán reportados a los supervisores en forma mensual.

*A los colaboradores ubicados en los puntos externos se les ha otorgado 10 minutos de tolerancia en su hora de ingreso y...