Charla de la gran psicóloga Pilar Sordo: tópicos sobre los Hombres y las Mujeres

  Pasos para el planeamiento de un evento
1.1 Diseño y cotización
1.2 Producción
1.3 Montaje
1.4 Ejecución
1.5 Desmontaje
1.6 Evaluación de resultados

 
Pasos para el planeamiento de un evento
Diseño y cotización
Este es el estado en el que se establecen los objetivos, el mensaje que comunicaremos al público participante y las expectativas que el organizador del evento tiene conrelación a la realización de la reunión.
Producción
El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen por objeto la preparación de los recursos que componen el evento.
Preponderantemente se trata de contratación de proveedores y coordinación entre las prestaciones.
Montaje
Disposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar donde se llevará a cabo el evento.
EjecuciónFase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y demas.
Desmontaje
Retiro de los materiales y elementos utilizados en la reunión.
Evaluación de resultados
Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones.
Claves para laorganización de eventos impactantes


En mi opinión, la organización de un evento es una de las herramientas de Relaciones Públicas más delicadas que existen.
Seguramente todos nosotros hayamos organizado un evento de más o menos envergadura en algún momento; al menos uno relacionado con nuestra vida personal, ya sea una cena con amigos o la celebración de una boda. Pero ¿qué es lo que hace que eseacontecimiento sea inolvidable? ¿Por qué nos sentimos tan afortunados por haber tenido la oportunidad estar presentes en algunos o tenemos la molesta sensación de que nos han hecho perder el tiempo en otros?
En mi opinión, la organización de un evento es una de las herramientas de Relaciones Públicas más delicadas que existen y, digo esto porque, en un evento absolutamente todo comunica: estamosexpuestos, nuestro público nos ve, nos escucha, está presente físicamente. Por este motivo, hemos de cuidar la imagen que transmitimos durante éste, siendo meticulosos en todos los detalles. De ahí, nos ganaremos una u otra reputación aunque, aún hay muchas empresas que ponen en marcha un evento simplemente porque así está especificado en su plan de marketing, dejando muchos aspectos al azar en eltranscurso de éste.
Si tuviésemos que elegir las claves para que un acto de cualquier índole tenga éxito, diría que son básicamente las 5 siguientes:
1. Tener una razón de peso para llevarlo a cabo. Poner en marcha un evento conlleva un enorme esfuerzo de trabajo, desembolso y altas dosis de estrés. Quienes hayamos asistido a alguno como invitados, habremos experimentado la satisfacción de habersido convocados para presenciar y formar parte de un acontecimiento de interés y memorable o hemos sufrido el vernos obligados a perder nuestro tiempo y habernos desplazado para no ver nuestras expectativas cumplidas.
Un evento sólo tiene sentido si está justificado ¿su objetivo únicamente puede alcanzarse mediante la presencia física de nuestros invitados? ¿No sirve una llamada telefónica, elcorreo tradicional o electrónico o cualquier otro medio? Debe ser realmente necesario que nuestro público se desplace para asistir al lugar convocado, sino el acontecimiento al que queremos dotar de repercusión quedará incompleto, sin aprovechar el amplio abanico de posibilidades que nos ofrece un evento.
2. Un concepto adecuado que envuelva el evento. El concepto elegido será la tarjeta depresentación de nuestra empresa u organización. Nuestro concepto es el cuadro en el que enmarcamos nuestro evento, los valores o adjetivos que, en definitiva, queremos transmitir de nuestra compañía. ¿Queremos presentarnos como una empresa formal o informal? ¿Accesible o sofisticada? ¿Tradicional y rústica o vanguardista e innovadora? Debemos asegurarnos de que nuestro evento transmite los valores que...