Checklist Para Fiesta

Checklist para llevar a cabo una reunión de alto nivel

Desde hace unos días, la Institución a la que pertenezco ha sido sede de las reuniones de los jueces que fueron seleccionados para uno delos tribunales de las altas cortes.

Imagen Wikimedia Commos
En el momento que supe que tendríamos este privilegio, procedí a hacer un checklist de todo lo que deberíamos tomar en cuenta en unareunión de este nivel ya que el tiempo que contábamos para organizarnos era muy poco:
- Salón de reuniones: una vez definido el salón, verificar las condiciones del mismo:
Revisar los bombillos
Quelas paredes lucieran impecables
Que el aire acondicionado estuviera funcionando a máxima capacidad
Además, qué tipo de audiovisuales sería necesario?
Colocar los nombres de los participantes en lamesa, ya que existe una precedencia establecida. Sugerencia: Presidente en la cabeza la mesa, primer sustituto a su derecha y segundo sustituto a la izquierda del presidente y los demás,alternarlos, de acuerdo a su edad. Por razones protocolares, es importante tener pendiente que la persona que preside la reunión no debe estar de espaldas a la puerta, ya que debe ver quien entra al salón,hasta por razones de seguridad.

- Un Salón contiguo para asistentes de las personalidades que estarían en el pleno, en este salón se dispuso de:
Escritorios y sillas
Teléfono
Acceso a InternetImpresora- fotocopiadora
Material gastable: hojas, lapiceros, folders, grapadoras.
Un técnico en informática disponible

- Alimentos y bebidas
Coffee Break: tener disponible refrigerio ligero,además de café, agua, jugo, te, azúcar regular y de dieta.
Almuerzo: cuando estas reuniones son de larga duración, la selección de los alimentos debe consistir en opciones ligeras ya que generalmente losparticipantes continúan trabajando.
Habilitar un área para el almuerzo
Hacer la coordinación del almuerzo del personal de seguridad y choferes.
Camareros disponibles, aunque muchas de estas...