Ciclo Cital

CICLO VITAL
FACTURA
Soy un documento que respalda la realización de una operación económica, generalmente de compra o venta. Soy un documento de archivo porque fui hecho por el departamento de facturación para cumplir con un fin y para ello debo cumplir con unos funciones hasta llegar al final de mi objetivo.
Resumiré mi ciclo de vida en tres momentos según mi actividad:
1. Momento degestión: se conoce como pre-archivo y comprende
Planeación: Surjo en el momento en que se requiere de una compra, venta o de la prestación de un servicio.
Elaboración: En este proceso encontramos todo lo que rodea a este documento como los datos básicos pero obligatorios que debe contener la factura; fecha de elaboración, si es a crédito o de contado y si fuere a crédito entonces debe llevar la fechade vencimiento o plazo máximo de cancelación, debemos describir la razón de su elaboración es decir si se vende, compra o presta un servicio, las cantidades, los valores unitarios, el valor total la factura, el papel y su tinta debe ser de alta calidad pues soy un documento de consulta continua.
Tramitación: En el caso de mi lugar de trabajo iniciaría con la solicitud del servicio de transportepor parte del cliente a el área de despachos donde se genera una planilla de viaje donde luego de verificarse la entrega del producto pasan los documentos a facturación con todas las descripciones del viaje y es aquí cuando se genera el cobro al cliente por medio de la factura impresa y anexando todos los soportes necesarios.
Seguidamente se pasa la factura con sus copias para el área de archivodonde es radicada y enviada al cliente ya sea vía correo o con el mensajero de le entidad, quienes devuelven copia de recibido firmada que pasa al área de cartera quienes son los encargados de hacer seguimiento al cobro de la misma, cabe anotar que en el archivo debe reposar una de las copias para consulta de cualquier funcionario sobre errores u omisiones al momento de liquidar la factura.Funciones archivísticas realizadas:
Preservación, se inicia desde el momento de mi elaboración cuando se utilizan papel y tinta adecuados para mi conservación y se instruye a los empleados sobre el manejo adecuado que deben darme.
Acopio, se realiza en orden cronológico consecutivamente según la numeración dada para las facturas, teniendo mucho cuidado de adjuntar los soportes que se requieran parasustentarla, en mi caso particular por ejemplo guardamos las copias de las facturas cada una con copia de los soportes tales como; otras facturas de la mercancía que se transporta, remisiones de carga y demás.
Organización, cada empleado de facturación se encarga de clasificar cada factura de acuerdo a la sucursal que genero el transporte en orden consecutivo.
Conservación, la sección defacturación reúne las facturas en un rango de fechas que puede ser diaria si es mucha la cantidad, o mensual según su criterio y se archivan en una carpeta plástica con ganchos de la misma calidad en orden consecutivo para facilitar su consulta.
Transferencia, para esto un auxiliar de archivo se dirige hasta facturación para verificar que los consecutivos físicos coincidan con los relacionados en laremisión de documentos, firma y se retira con ellos.
2. Momento Intermedio: Vigencia y plazo precaucional.
Vigencia, es en este momento se verifica la entrega de la factura, y comienza el proceso del cobro de la misma siendo este el motivo final de su creación.
Funciones archivísticas realizadas:
Acopio, el encargado de archivo retira las facturas de facturación y las dispone en un lugarapropiado para facilitar que los empleados las encuentren al momento de necesitarlas alguna consulta en ellas.

Organización, nuevamente el archivista comprueba los consecutivos y fechas de las facturas y las archiva en una carpeta en orden consecutivo y cronológico. Cada carpeta tiene un rotulo que indica lo siguiente:

Numero consecutivo inicial y final de cada una.
En mi caso el nombre de la...