Ciclo De Compras

EL CICLO DE COMPRAS
El punto de partida en el ciclo operativo total de una organización es la necesidad de procurarse los materiales y servicios que serán vendidos, ya sea en su forma original o usados, procesados o combinados según las necesidades propias del mercado. Esta necesidad puede incluir materia prima, materiales procesados, partes, subensambles, servicios, suministros, personal y elmismo dinero.
La importancia de la actividad de compras es muy grande, ya que la típica acción de compras constituye más de la mitad de los costos incurridos por una organización por los productos y servicios que vende. Consecuentemente, es una actividad a la que la administración dedica un alto grado de atención. Además es de una importancia primordial debido a las significativasinterrelaciones que guarda con otras actividades gerenciales, pues lo que se compra esta directamente relacionado con la eficiencia productiva. Asimismo, el volumen de compras es también determinante en los niveles de inventarios, y la inversión en estos es el factor principal para alcanzar una favorable rotación del capital invertido. Sumado a todo ello, la función de compras tiene una relación operacionaldirecta con las actividades de recepción, almacenes, venta de desperdicios y cuentas por pagar. Por todas estas razones, el ciclo de compras es una de las áreas más importantes de una organización.
La Función básica de compras
proveer buenos productos ¨lo mejor posible¨ o servicios a buen precio, en el momento y lugar oportunos.
El Ciclo Normal de Compras
La función de compras puede ser vistacomo un ciclo que incluye una serie de pasos perfectamente definidos, a saber:
1. Determinación de necesidades.  Determinación de los productos y sus especificaciones, cantidades, requerimientos de entrega y otra información pertinente.
2. Autorización de la compra.  Algo se necesita y hay que decidir cómo obtenerlo.
3. Ejecución de la compra. La selección de proveedor debe decidirseen un acuerdo definitivo de la compra.
4. Seguimiento. Es necesario asegurar que la entrega de la mercancía que se requiere debe ser realizada de tal forma que satisfaga las necesidades de la organización.
5. Completar la entrega.  Determinar si cumple con lo acordado o si se presenta algún cambio imprevisto susceptible de reclamo.
6. Liquidación. Finalmente, se liquida al proveedorde acuerdo con las bases convenidas, con lo cual concluye la transacción de compra, obviamente condicionada a las garantías ofrecidas por el proveedor.

Estructura de Control en el ciclo de compras
El problema de control ha quedado cubierto en los anteriores pasos operaciones que conforman el ciclo de compras, cuyo análisis es el siguiente:
Determinación de Necesidades
El control básico quese requiere durante la determinación de necesidades, es la medida según la cual esta determinación se realiza sobre bases sólidas, adecuadamente comunicadas al grupo de compras. Las fuentes típicas de estas determinaciones son:
1. La cédula de producción, la cual, debido a que contempla las necesidades de materiales, identifica los requerimientos específicos en términos de partidasindividuales de productos, especificaciones y condiciones de entrega.
2. Un sistema de inventarios con niveles predeterminados de existencia de cada producto, el cual genera automáticamente órdenes de requisición por cada partida individual cuando llega a su nivel mínimo de existencia.
3. Proyectos especiales para cada inversión de capital que incluya requerimientos de materiales y servicios.
4.Otras necesidades operacionales que pueden ser evaluadas en alguna forma y transformadas en requerimientos de compras.
Procedimiento para la determinación de necesidades. Una vez determinadas las necesidades, deben ser consignadas en un formato especial que por lo general es un formulario de requisición u otro similar que debe especificar las necesidades con sus características pertinentes,...