Ciclo De Vida De Los Documentos

EL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTO

BOGOTA 29 DE MAYO DE 2012

Tabla de contenido

Difusión 2
Gestión de Documentos3
Estados Unidos…………………………………………………………………….3
España………………...……………………………………………………………3
Bibliotecas y Centro De Documentación 4
Etapas….…………………………………………………………………………………..4
Archivo….……………………………………………………………………………...….5
Conclusión
Cibergrafia

La archivística moderna seencuentra adaptando los principios básicos y la metodología tradicional a las realidades del mundo contemporáneo, para poder responder a las demandas de la administración y de la investigación. Esta voluntad de adaptación pasa por una concepción global del ciclo de la vida de los documentos, fundado sobre la teoría de las tres edades, cuya principal finalidad es establecer criterios metodológicos enlos procesos de valoración y selección de documentos.
La teoría de las edades del documento dice que el ciclo vital de los documentos y las etapas de archivo por las que va pasando dependen del valor de los documentos. Según ésta, el documento de archivo tiene un valor primario dependiendo de la finalidad inmediata por la que ha sido producido por una institución (fiscal, judicial,jurídico-administrativo, etc.) y un valor secundario que es diferente a la finalidad del documento y estará en virtud de la utilidad que posteriormente se le de (histórico, informativo, cultural).
Difusión
La elaboración de la teoría de las edades de los documentos por la archivística norteamericana arranca desde la década de 1880, cuando en numerosos países se crearon comisiones de archiveros para queelaboraran relaciones de documentos eliminables (“relaciones de expurgo”), ante la saturación de espacio que se comenzaba a padecer en los archivos, corriéndose el riesgo de no poder recibir más documentación. Se estableció el principio de eliminar los documentos que hubieran perdido su utilidad administrativa corriente, y no tuvieran ningún interés histórico, aunque conservándose por un períododeterminado (10, 20, 50, incluso más), dependiendo de los países, como documentos de referencia ocasional.
A partir de la segunda guerra mundial, la “explosión documental” se generalizó por las administraciones de los países desarrollados, especialmente en Estados Unidos, que venía previendo la cuestión desde los años treinta.
La teoría de las edades de los documentos tiene importantes implicacionesen el trabajo de los archiveros dentro de lo que se denomina “Gestión De Documentos” con la elaboración de los ingresos y transferencias de documentos a los archivos, estableciendo los plazos y la regulación; la valoración u selección de los documentos para su revisión y conservación permanente.

Gestión de Documentos
ESTADOS UNIDOS
El origen de los archivos se produce en EE.UU. con el "récordmanagement": la gestión de documentos es una aplicación de la Administración con fines de eficacia y consulta en la producción documental, pero sin beneficio para la futura investigación.
Los objetivos de este tratamiento están dirigidos a:
* Documentación adecuada.
* Evitar lo no esencial.
* Simplificar los sistemas de creación y uso de la documentación.
* Mejorar la forma deorganización y recuperación de los documentos.
* Proporcionar el cuidado adecuado y almacenamiento no costoso en los centros de documentación.
* Garantizar la distribución de los documentos.
Los factores que determinan la aparición de esta teoría son 3:
* La gran complejidad de la administración en EE.UU
* Adelantos técnicos.
* La no existencia de archivos, puesto que no teníantradición anterior, ni tampoco tienen tradición histórica porque no les importa el documento histórico.
ESPAÑA
El problema del espacio también afecta a España alrededor de los años 50, cuando aparece la figura del tecnócrata, que estaba formado en modelos de gestión anglosajón pero a través de la óptica francesa. El resultado es inmediato y nacen en los Ministerios unas unidades llamadas...