Ciclo de vida de un documento comercial

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO
Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creación a sueliminación o selección para su custodia permanente. El ciclo de vida de un documento comporta tres etapas sucesivas: elaboración, conservación y eliminación.Elaboración
El documento es creado después transmitido a uno o varios destinatarios para pareceres. Es validado luego por una persona que tiene autoridad parahacerlo y ya no podrá, desde entonces, ser modificado, si este no es con el acuerdo de esta persona.
Conservación
El documento validado es transmitido en laentidad encargada de conservarlo tanto tiempo como lo prescriben las reglas y normas vigentes (externas tales que la reglamentación, internas tales como losreferentes de archivage y los planes de clasificación). Esta entidad puede tomar la forma de un sistema electrónico. Durante toda esta fase, el documento esconservado en condiciones tales que no sólo es siempre visible e inteligible, pero que queda también creíble y fiable, es decir que se no puede sospecharlo dehaber sido alterado o falsificado.
Eliminación
La etapa final puede ser la destrucción del documento, si éste no es más útil y si la ley lo permite. Ellapuede ser también un cambio de estatus, entrenando el mantenimiento en vida del documento, pero para otras razones que las que habían entrenado su creación y porotra entidad que la que era cargada de conservarlo; es por ejemplo el caso de todos los documentos que son conservados únicamente como testimonio histórico.