Ciclo de Vida de un Documento

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO…….


Son las etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio,hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.
Consta de las siguientes fases:

Creación o recibo:
Se refiere al documento mecanografiado, a la preparación de un borrador a mano,al dictarlo a una persona o equipo al llenar un formulario
1. CREACIÓN O RECIBO

El número de documentos que se utilizan diariamente dentro de una institución, organización o empresa.
Ejemplo:Cartas
Avisos de publicidad
Estados de cuenta
Ordenes de compra
Cheques
Facturas
Recibos, etc.

2. ARCHIVO Y PROTECCIÓN

Para conservar los documentos comerciales se deben tomar las medidasnecesarias para guardarlos y protegerlos durante su vida útil.
Se recomienda:
* Escoger bien el sistema que se va a usar, según el tipo de documentos o información que se guarde.
* Usar sistemascruzados, el cronológico con el alfabético, el geográfico con el numérico, etcétera.
* Tener presente la regla de oro: a mayor clasificación, mayor agilidad


3. UTILIZACION.

Los documentos seguardan por un motivo principal: para su consulta. Solo aquellos que se van a necesitar para referencia futura justifican el tiempo empleado para guardarlos.
Para saber que documentos seránutilizados posteriormente y cuáles no, se necesita conocer muy bien el giro de la empresa.
Las leyes sobre conservación de documentos y poseer una buena dosis de sentido común.


4. TRANSFERENCIA

Amedida de que los documentos se tornan inactivos, deben ser sacados de los archivadores activos. Además de ocupar espacio en oficina y equipo, estos documentos y correspondencia interfieren en el empleoeficiente de los archivadores activos.
Los archivadores de documentación transferida son de cartón y se colocan en anaqueles ubicados en sitios menos accesibles.
* Ejemplo:
Sótanos de depósitos...