Ciclo de Vida de un documento.


Ciclo de Vida de un Documento


1.- Introducción.
2.- Ciclo de vida de un documento.
3.- Ciencias de la documentación
4.- Manejo de documentos en la empresa.
5.- Ciclo de vida de un documento en la empresa: Creación u origen, conservación y resguardo, transferencias.
6.- Ciclo de vida de un documento en el hogar.
7.- Conclusión.
8.- Anexos.
9.-Referencias.










Introducción:
En este trabajo se dan a conocer los ciclos de vida de un documento, en el hogar y en la empresa. También se verán las ciencias de la documentación y el manejo de un documento en la empresa, ya que es importante conocer sobre esto porque en cualquier momento necesitaremos de este conocimiento.
















Ciclo de vida de un documento1.- Se refiere a la vida útil del mismo: desde su creación hasta su disposición o destrucción. Consta delas siguientes frases.
2.- Creación o recibo: Se refiere al documento mecanografiado, a preparación de un borrador a mano, al dictarlo a una persona o equipo o al llenar un formulario..
3.- Distribución: Consiste en hacerlos llegar a las personas que necesitan la información. La misma puedeser interna o externa.
4.- Conservación o archivo: Se refiere a las copias en papel, en el disco duro de la computadora o en discos flexibles, de los documentos que algunas empresas prefieren conservar.
5.- Esto se puede hacer como medio alterno para tener acceso a la información activa cuando el sistema computarizado no está funcionando.
6.-Protecciòn: Cualquier documento de valor debeconservarse adecuadamente, de tal modo que se pueda localizar con facilidad al necesitarlo. Cada institución establece las medidas de seguridad de sus documentos durante su vida útil. Además de seguir los lineamientos que establecen las autoridades nacionales para la conservación de los documentos.
7.- Localización y uso: ¿Por qué se conservan los documentos? Por una razón sencilla: Su uso. No sejustifica perder tiempo y dinero archivando documentos a los que nadie se referirá.
8.- Se requiere conocer la institución y el buen juicio para determinar que documentos serán usados posteriormente como referencia o como base para la toma de decisiones.
9.- Transferencias: Esto es cuando los documentos activos se convierten en inactivos, deberán transferirse a los archivos semi-activos o inactivos.10.- De este modo no se recargan los archivos activos. (Se hace periódicamente de acuerdo a un plan establecido).
11.- Disposición o destrucción: Esta es la última fase de un documento cuando ya no tiene ningún valor para la empresa.
12.- El proceso de gestión de archivos de oficina garantizará la atención oportuna en la recepción de documentos y un excelente tiempo de respuesta en sudistribución, asegurando la confidencialidad de la información.
13.- La política para la conversación de los documentos tiene que basarse en las disposiciones legales, la utilidad para la empresa, el valor histórico y los costos involucrados.
14.- Que incluye: Velar por la protección y conservación del ambiente.













Ciencias de la documentación
Documentación: Es unadisciplina que trabaja con información y documentación, y viene a referir 3 cosas:
* Es la ciencia de los documentos.
* Conjunto de documentos relacionados con asuntos determinados.
* Conjunto de técnicas que se utilizan en el almacenamiento, la descripción, y la recuperación de la información.

Documentos---> Soporte de información.
Parte de la documentación con soporte de información, (comose hacen, quien los hace...)
Acepción normal, tal como la Documentación del expediente para el Transvase del Ebro.
Esas informaciones que vienen en los documentos, que por sí mismas no son nada, alguien las reúne, las hace.
La documentación es un área de conocimiento que tiene que ver con la información que implica conocimiento. La sociedad en la vivimos es considerada como la sociedad de...