ciclo de vida de un documento

Creación u origen
La creación u origen de los documentos en la empresa tiene dos fuentes: una externa y otra interna.
Externa: es la que se recibe de otras empresas, del estado, de sus clientes ode cualquier otro sector público o privado. Ej:
Facturas de compra
Los estados de las cuentas
La cotizaciones
Las solvencias de los impuestos

Interna: es generada en la propia empresa paradejar constancia de hechos comerciales y administrativos.



Conservación y resguardo
Esta segunda fase se inicia con un hecho importante: determinar si el documento se puede o no destruirinmediatamente después de que la información se haya distribuido, o si se deberá conservar durante cierto tiempo
El documento se almacenara en una retención o archivo activo según para establecer y mantenerel control sobre tramitación, control y resguardo de los documentos.
Además de guardar los documentos ofrece el servicio de préstamo. Un archivo bien organizado debe estar en condiciones de prestarlos documentos o carpetas con rapidez y de velar para que estos vuelvan a la prontitud




Transferencia
Los documentos que ya no son útiles en una oficina se deben enviar al archivo central paraser ubicados en la sección de archivos inactivo. Esta sección contiene documentos acerca de negocios concluidos, comprobantes de tipo contable y otros documentos que, a pesar de ser antiguos tienenimportancia permanente
Es recomendable que algún miembro de la administración, con la autoridad y responsabilidad que el caso requiere, examine antes el grupo de papeles que se ha pensado destruir otransferir




Tipos de correspondencia
Correspondencia de entrada: es de fuente externa recibida tanto a través del servicio de correos como mediante de mensajeros, telégrafo, fax, etc.Correspondencia de salida: es de fuente interna se origina de la empresa y tiene por objeto comunicarse con su mundo exterior.
Correspondencia interna: es de fuente interna y se dirigen a las personas o...