ciclo de vida de un documento

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO
El ciclo de vida de un documento comercial consta de cinco etapas:
I. CREACION Y RECIBO
El número de documentos que se utiliza diariamente dentro de una empresa esimpresionante. Por ejemplo, una firma comercial crea cientos de documentos al día: cartas, avisos para publicidad, estados de cuenta, órdenes de compra, cheques, comprobante, etc. La misma empresarecibe tal vez diariamente cientos de documentos: solicitudes, factura, cartas de pedido, informes, etc. Miles de horas- hombre se invierten en el manejo de los documentos y sin estos no podrá funcionar.La mayor parte de los documentos se conservan en sistemas de archivo, de tal manera que puedan ser consultados cuando se necesiten.

II. ARCHIVO Y PROTECCION
Cuando se decide conservar documentosse deben tomar las medidas necesarias para guardarlos y protegerlos durante el tiempo de su vida útil. Cualquier documento que se retenga debe ser guardado adecuadamente para poder localizarlo conrapidez cuando se necesite, al tiempo que este siempre debidamente protegido.

III. UTILIZACION
Los documentos se guardan por un motivo principal: para ser consultados. Solo aquellos documentos que sevan a necesitar para referencia futura justifican el tiempo empleado para guardarlos. Para saber que documentos serán utilizados de nuevo y cuáles no, la legislación existente en cuanto aconservación de documentos y tener conocimientos amplios en cuanto a archivística.

IV. REMISION O TRANSFERENCIA
A medida que los documentos no se utilizan con tanta frecuencia, es decir, cuando se consultaocasionalmente, deben ser sacados de los archivos. Además de ocupar espacio en oficina y equipo, estos documentos correspondencia interfieren en el empleo eficiente de los archivos en gestión.
Poresta razón los documentos de poco empleo se deben extraer periódicamente y se deben colocar en archivos inactivos o que no se utilizan con tanta frecuencia mediante un sistema de remisión o traslado...