Ciclo De Vida De Un Documento

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO

Todo empleado de oficina debe de estar consciente de cual importante son los documentos para las instituciones. También debe de conocer el ciclo de vida de undocumento y qué medidas se deben de tomar para su protección, su eventual transferencia y su disposición.
El ciclo de vida de un documento se refiere a su vida útil: desde su creación hasta su disposición odestrucción. Consta de las fases siguientes:
 Creación o recibo: Una institución típica produce y recibe diariamente una gran cantidad y variedad de documentos. El documento se crea almecanografiarlo, al preparar un borrador a mano, al dictarlo a una persona o equipo o al llenar un formulario. Los documentos se reciben por correo, por servicio de mensajería.
 Distribución: Consiste enhacerlos llegar a las personas que necesiten la información. La distribución puede ser interna o externa.

 Protección: Cualquier documento de valor debe protegerse y conservarse adecuadamente, de talmodo que se pueda localizar con facilidad cuando se necesita. Cada institución debe establecer las medidas necesarias para conservar y proteger los documentos durante su vida útil.

 Localización yuso: Los documentos se conservan por una razón básica: su uso. No se justifica perder tiempo y dinero archivando documentos a los que nadie se referirá. Se requiere de conocimientos de la institución ybuen juicio para poder determinar que documentos se usaran posteriormente como referencia o como base para tomar decisiones.

 Transferencia: Cuando los documentos en papel se convierten eninactivos deben transferirse de los archivos activo o semiactivos a los archivos inactivos. De este modo no se recargan los archivos activos. Esto permite un uso eficaz de espacio. La transferencia se debehacer periódicamente de acuerdo a un plan establecido.

 Eliminación: La última etapa en el ciclo de manejo de documentos en su eliminación. Es evidente que todos los documentos que dejan de ser...