Ciclo Vital De Documentos

CICLO VITAL DE DOCUMENTOS

MARCO TEORICO:

1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas dependencias. Esta permanencia está definida por las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental.
Esos tiposde archivos son:
Archivo de gestión
Archivo central
Archivo histórico
2. ¿QUÉ ES LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL?
La Tabla de Retención Documental es el listado de las series documentales con sus correspondientes tipos documentales (si ocurren), a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
3. ¿QUÉ ES LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL?
LaTabla de Valoración Documental es el listado de las series documentales que corresponde a fondos acumulados, concerniente a documentación existente de épocas anteriores a la estructura funcional vigente. En el caso de la PGN, aplica para las estructuras funcionales anteriores al año 2000.
Las Tablas de Valoración Documental, TVD, para la PGN, en la actualidad se
encuentran pendientes deaprobación por parte del Archivo General de la Nación (AGN).
4. ¿QUÉ ES UNA SERIE Y UNA SUBSERIE DOCUMENTAL?
El Acuerdo 027 del 31 de octubre de 2006 del AGN define una serie documental como un “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales,contratos, actas e informes, entre otros.”
La subserie es el “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus
características específicas.”
5. PRESENTACIÓN, INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN DE LA TABLA DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL
Información que aparece en la tabla de retención:
Dependencia Productora:
Se refiere a ladependencia para la cual se ha elaborado cada tabla de retención documental.
Código Dependencia Productora:
Es un código único e irrepetible asignado a cada dependencia de la PGN dentro del territorio nacional. Este código es utilizado por el Grupo de Nómina, por la Oficina de Sistemas, por la Oficina de Planeación y en el caso de las TRD, por el Grupo de Archivo Central.
Código de Serie ySubserie:
Los códigos utilizados para las series y las subseries de cada tabla de retención documental fueron asignados por el consultor que diseñó las TRD y corresponden a una mnemotécnica definida para ese fin dentro de las técnicas de clasificación archivística. Esos códigos que aparecen en cada TRD deben dejarse sin introducirles ninguna modificación

6. DISPOSICION FINAL
La disposición final serefiere al destino que debe darse a cada serie documental, una vez que ha cumplido los períodos de retención establecidos en las columnas anteriores.
Como puede observarse en la figura 1, la columna siguiente se denomina
DISPOSICION FINAL, la cual se subdivide en cuatro subcolumnas, cada una de las cuales tiene una o dos letras mayúsculas, las cuales significan lo siguiente:
CT = CONSERVACIONTOTAL
S = SELECCIONAR
M = MICROFILMAR
E = ELIMINAR

Para cada serie, por regla general, debe aparecer una o dos columnas de estas
marcadas con una X que indican la disposición final de cada serie documental.
CT = CONSERVACION TOTAL
La conservación total quiere decir que la serie documental correspondiente no
puede eliminarse nunca y debe ser conservada por siempre en el archivo históricode la institución.
S = SELECCIONAR
Esta opción significa que una vez que la serie documental ha cumplido su período de retención en la etapa del archivo de gestión y del archivo central, debe llevarse a cabo un proceso de selección, de acuerdo con unos criterios previamente establecidos, con el fin de que se conserve una muestra significativa para la historia.
Usualmente esta opción está...