Ciclo Vital De Los Documentos De Archivo

TEMA: Ciclo vital de los documentos de archivo
ACTIVIDAD: Ciclo

HISTORIA LABORAL

1. MOMENTO DE GESTION:

PLANEACION: al momento de realizar la convocatoria

ELABORACION: propia de lasoficinas de talento humano, gestión humana, momento de la contratación.

• Normalización: formato establecido por la ley, para ser diligenciado y recoger los datos de las personas que sevinculan al Estado ya sea contractualmente o por nombramientos, con destino al sistema único de información de personal, DAFP.

TRAMITACION

Hoja de vida, Acto administrativo de nombramiento o contratode trabajo, Comunicación de notificación de nombramiento o contrato, Comunicación de aceptación, Acta de posesión, Formato único de hoja de vida DAFP, Soportes documentales de estudio y experiencialaboral

FUNCIONES ARCHIVISTICAS

• PRESERVACION: Desde el momento de la elaboración se realiza en carpetas individuales y se le pide al área encargada de realizarlas (talento Humano) queeviten al máximo la utilización de ganchos, y objetos metálicos que se puedan oxidar.

• ACOPIO: Los documentos ordenados atendiendo a la secuencia de su producción.

• ORGANIZACIÓN: deberánestar colocados en unidades de conservación adecuadas (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que refleje la fecha más antigua. Teniendo en cuentaque una carpeta no tendrá mas de 200 folios.

• CONSERVACION: Se almacena para la consulta inmediata

• TRANSFERENCIA: Se almacenan las carpetas en cajas para pasarlo al archivo intermedio.2. MOMENTO INTERMEDIO:

VIGENCIA: En este momento la Historia Laboral cumple su función por su carácter garantista, probatorio y perpetuador.

FUNCIONES ARCHIVISTICAS

• ACOPIO: Sepuntean las carpetas recibidas y se rotulan con un código de barras.

• ORGANIZACIÓN: Se clasifica la Historia Laboral, se rotula (serie: HISTORIA LABORAL, subserie Oficios, Certificados, Actas,...