Ciclo Vital De Los Documentos De Archivo

ACTIVIDAD: ciclo vital del documento
TEMA: 4

En la entidad donde laboro uno de los documentos más usados se denomina OP “orden de pago”. Una OP u “orden de pago” es un documentotestimonial que da fe de una transacción y prueba de un pago en efectivo al cliente, este pago puede ser un giro, nomina o subsidio.
Ciclo vital de una OP “orden de pago”
GESTION
La planeacióny la elaboración del documento se rigen por normatividad de la superintendencia de sociedades.
La tramitación del documento se da en un punto de servicio cuando el cliente solicita elservicio, se verifica en el sistema, luego por medio de una impresión se crea el documento con datos básicos como nombre, cedula, valor a pagar y otros. El cliente da fe de haber recibido eldinero por medio de su firma y huella.
Funciones:
* Edición: se tramita en el punto de pago
* Acopio: se van reuniendo las OP del dia
* Organización: Finalizado el dia segrapan las OP y se ubican con una caratula mostrando los movimientos del día. A este grupo de documento se les llama MDC “movimiento diario de caja”
* Transferencia: se envían el MDC alcentro de memoria institucional.

INTERMEDIO
La vigencia de una OP “orden de pago” es de cuatro años y se mantiene en un archivo central.
Funciones:
* Acopio: se reúnen varias MDC, sefolian y se guardan en cajas.
* Control: la foliancion se ingresa en una base de datos junto a el código del punto y la fecha del MDC
* Préstamo: cuando son requeridos se buscan porla base de datos, y si son requeridos físicamente se envían y se registran en un “afuera”

PERMANENTE
Al terminar su vigencia las OP se conservan en un archivo histórico para fineslegales y administrativos.
Funciones
* Descripción: se almacenan en el archivo histórico

DESTINO FINAL
Las OP se conservan permanentemente en un archivo histórico por normas legales.