CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

FUNCIONES ARCHIVÍSTICAS
Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

Son funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de la recogida y el almacenamiento,sino que exigen un control y canalización de la producción documental, una conservación no solo física sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que con llevara a la difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: La Producción Documental comprende los aspectos de ORIGEN, CREACION y DISEÑO de formatos y documentos, conforme aldesarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia y con base en la Normatividad Vigente para Elaboración de Documentos. Se refiere a los documentos que se generan o reciben como consecuencia del ejercicio de las funciones (procesos y procedimientos) de dicha entidad.

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS: Se refiere al conjunto de operaciones de verificación y control que se debenrealizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. En esta fase se debe verificar que los documentos estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efecto de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Estos documentos se pueden recibir a través de diferentes medioscomo: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico, entre otros.

DISTRIBUCIÓN: Contempla aquellas actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Esta fase se encuentra acabo de

las unidades de correspondencia. La distribución se relaciona con el flujo de los documentos en el interior y el exterior de la entidad. Sin interesar el medio dedistribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos.

GESTIÓN: Se refiere al curso del documento desde su producción o recepción en las oficinas productoras o receptoras hasta el cumplimiento de su función administrativa. En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámitesadministrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN: La organización de los documentos es el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de laentidad, como parte integral de los procesos archivísticos. Esta fase involucra a todos los funcionarios de la entidad, en cualquiera de los aspectos de organización de los archivos: gestión o de oficina, central e histórico.
El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprenden:
 Clasificación documental
 Ordenación documental
 Descripción documental
Organización y archivo de documentos
La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición final.

CONSULTA: Para acceder a los documentos con el fin deconocer la información que contienen, se realiza la consulta de documento. La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o...