Ciclo vital de los documentos

NOMBRE: FECHA: ACTIVIDAD: TEMA:

LUZ ELENA MONTOYA RENDÓN JULIO 3 DE 2009 SEMANA 4 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

1. Consulta y precisa cada función archivística para que amplíes tu marco teórico sobre el tema. 1.1. Función Archivística1. Art. 2. “… se entiende por función archivística el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestiónde los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final”. La realización de estas funciones permite la administración del documento a lo largo del ciclo vital.

El siguiente cuadro sinóptico identifica los principales elementos en las funciones archivísticas,según la edad y el momento en el ciclo de vida de los documentos. La información se procesa a partir del material de estudio para la semana “Ciclo Vital de los Documentos de Archivo” suministrado por el Sena.

Ver mapa sinóptico página siguiente.

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Decreto 514 de Diciembre 20 de 2006. Subsistema de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia. Tomado en:http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=22475

Planeación

Incluye creación o gestión y todo el trámite que se sigue para originar el documento. Elementos que contempla: Información, soporte y recorrido.

Normatización: Normas del Derecho positivo: La normatividad archivística regula la gestión y el ciclo de los archivos Normalización: Normatividad administrativa y técnica Edición del documento. Según eltipo de documento se tiene en cuenta Normatividad administrativa: Normas administrativas o institucional que regulan los procesos comunicativo, informativo y archivístico Normatividad técnica. Regulación del qué, el cómo, el cuándo y el con qué de los procesos, actividades y tareas dentro de la empresa o las instituciones.

EDAD 1
MOMENTO GESTIÓN O PREARCHIVO

Elaboración

FUNCIONESARCHIVÍSTICAS SEGÚN LA EDAD Y EL MOMENTO

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Tramitación

Reúne todos los antecedentes para poner en vigencia el documento. Acto administrativo que marca el inicio de ésta: la firma.

El documento de archivo obliga, testimonia e informa: lo que dice su texto o es implícito en su tipo documental. Momento central en la vida del documento Vigencia
Vence plazoestablecido en el documento Disposición legal. Otra versión o reemplazo del documento Desaparece objeto físico que da razón de ser al documento. Enterarse del documento (informativo)

EDAD 2
MOMENTO INTERMEDIO O ARCHIVÍSTICO

Aquí es propio el control y la administraci ón de documentos. Sistema organizado de archivos Documento: Informa Testimonia Dispone

Concluye la vigencia por:Retención del documento por precaución antes de decisión de destino final.

Persigue

Plazo precaucional

Responder a reclamaciones administrativas o jurídicas en relación con: Texto Defectos en la tramitación Errores en el cumplimiento vigencia Sirve de antecedente o soporte jurídico de otro para estar vigente.

Termina

Cuando hay prescripción legal o de derecho. Vence tiempo establecidoentidad productora para conservación o destino (TRD)

EDAD 3
MOMENTO PERMANENTE HISTÓRICO INSTITUCIONAL

Conservación permanente

Fines /no destrucción

Históricos Carácter administrativo Político Económico Investigativo cultural

Memoria Institucional /Entidad Productora

Conservarse para siempre en sitio: Privilegiado Independiente de otras series documentales de la mismainstitución.

Patrimonio cultural

Por su transferencia histórica a los archivos nacionales para velar por la conservación del patrimonio cultural

2. Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras, defínelo, establece su ciclo vital y especifica: Cada una de las etapas que cumple Cada uno de sus momentos Las funciones archivísticas que se llevan en cada momento Destino final...