Ciclo Vital De Los Documentos

Documento
Ciclo Vital de los Documentos
Actividad de Aprendizaje

1. Consulta y precisa las funciones archivísticas.

Hace referencia a las edades que cumple un documento a lo largo de su vida útil. Los documentos al igual que los seres vivos tienen un ciclo de vida.
En general, las edades de los documentos se miden por la cantidad de uso o por el progresivodecrecimiento del valor de los documentos para la tramitación

Nacimiento (Creación)


Muerte (Destino Final)
Vida Productiva
(Trámite y Vigencia)


* LA GESTIÓN.
Es la elaboración del documento con los datos necesarios y pertinentes dependiendo a lo que se refiera el mismo.

* PLANEACIÓN: Nace de un estudio integral que va llevando los tiposdocumentales a la normalización y estudia tres elementos: la información. El soporte y el recorrido.
* ELABORACIÓN: es la edición del documento, mediante la aplicación de la normalización y la normalización se requiere según el tipo de documento.
* TRAMITACIÓN: tiene como fin acumular los antecedentes que es necesario para poner en vigencia en el documento. El término de tramitación dapaso a la vigencia.

* EL NACIMIENTO.
Nace en el mismo momento de su elaboración.

* LA VIDA.
Es el tiempo que dicho documento permanezca en el archivo de gestión, o archivo pasivo hasta su destrucción. En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado. Puede decirse que el documento: informa, testimonia o dispone. Es el momento de la vigencia y del pazoprecaucional.

* VIGENCIA: Es aquel momento durante el cual el documento de archivo obliga, testimonia o informa lo que explícitamente dice su texto o va implícito en su tipo documental. La vigencia es el momento central en la vida de un documento.

Cuando concluye la vigencia:
* Por disposición legal
* Porque vence el plazo establecido en el mismo documento
* Porque desapareceel objeto físico que da razón de ser al documento.

* PLAZO PRECAUCIONAL: Una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es menester retener el documento (por precaución) antes de decidir su destino final.

Cuando termina el plazo precaucional
* Cuando hay prescripción legal o de derecho
* Cuando lo establece la tabla de retención documental, o sea cuando se vence eltiempo establecido por la entidad productora para su conservación.

* LA DESTRUCCION.
La destrucción se hará de acuerdo al documento según la función prestada del mismo se define en qué momento ya no tiene validez.

* DESTINO FINAL.
El destino final del documento será el archivo pasivo o intermedio, con fines históricos de carácter administrativo, político, económico, investigativo ocultural que impiden su destrucción.

Los documentos que atraviesan este momento definen la memoria institucional de la entidad productora y deben conservarse para siempre en un sitio privilegiado, independiente de otras series documentales de la misma institución.

2. Elige un tipo de documento que se genere en la entidad que la laboras, defínelo , establece su ciclo vital y especifica:* Cada una de las etapas que cumple
* Cada uno de sus momentos
* Las funciones archivísticas que se llevan a cabo en cada momento
* Destino final.

* Como ejercicio práctico donde se observe el Ciclo Vital de un documento de archivo, trabajare el presente taller de acuerdo al siguiente tipo documental, en la entidad laboro y que se describe a continuación:* Tipo Documental: Inventario

* Entidad: Avianca Store

* Definición de Inventario en Avianca Store: La denominación de inventario en la tienda de Avianca Store, cada artículo en la tienda que entran o que sale ya sea como compra o por mal estado debe ser registrado en el inventario tres veces en al día, al entregar y recibir turno.

* Reglamentación los...