Ciclo Vital De Los Documentos

1. Consulta y precisa cada función archivística para que amplíes tu marco teórico sobre el tema.
* Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final”.
La realización deestas funciones permite la administración del documento a lo largo del ciclo vital.
* PLANEACIÓN: Creación o gestión para originar el documento. Elementos que ve: Información, soporte y recorrido.
* NORMATIZACIÓN: Regula la gestión y el ciclo de los archivos, Según el tipo de documento se tiene en cuenta el qué, el cómo, el cuándo y el con qué de los procesos, actividades y tareas dentro de laempresa o las instituciones.
* MOMENTO DE GESTIÓN: Llamada también Pre archivo, inicia con la creación hasta efectuar la tarea que lo origino.
EDAD 1
MOMENTO GESTIÓN O PREARCHIVO
FUNCIONES ARCHIVÍSTICAS SEGÚN LA EDAD Y EL MOMENTO
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Tramitación: Reúne todos los antecedentes para poner en vigencia el documento. Acto administrativo que marca el iniciode ésta: la firma. El documento de archivo obliga, testimonia e informa: lo que dice su texto o es implícito en su tipo documental. Momento central en la vida del documento Vigencia
Vence plazo establecido en el documento Disposición legal. Otra versión o remplazo del documento Desaparece objeto físico que da razón de ser al documento. Enterarse del documento (informativo)
• PLANEACIÓN: Nace deun estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información, el soporte y el recorrido;
• ELABORACIÓN: Es la publicación del documento;

EDAD 2
MOMENTO INTERMEDIO O ARCHIVÍSTICO
Aquí es propio el control y la administración de documentos. Sistema organizado de archivos Documento: Informa, Testimonia y Dispone
Concluye lavigencia por:
Retención del documento por precaución antes de decisión de destino final.
Persigue
Plazo precaucional
Responder a reclamaciones administrativas o jurídicas en relación con: Texto Defectos en la tramitación Errores en el cumplimiento vigencia Sirve de antecedente o soporte jurídico de otro para estar vigente.
Termina Cuando hay prescripción legal o de derecho. Vence tiempo establecidoentidad productora para conservación o destino.
EDAD 3
MOMENTO PERMANENTE HISTÓRICO INSTITUCIONAL

Conservación permanente
Fines /no destrucción
Históricos Carácter administrativo Político Económico Investigativo cultural
Memoria Institucional /Entidad Productora
Conservarse para siempre en sitio: Privilegiado Independiente de otras series documentales de la misma institución.
Patrimoniocultural
Por su transferencia histórica a los archivos nacionales para velar por la conservación del patrimonio cultural

2. Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras, defínelo, establece su ciclo vital y especifica: Cada una de las etapas que cumple Cada uno de sus momentos Las funciones archivísticas que se llevan en cada momento Destino final.

ORDEN DE PEDIDODOCUMENTO: ORDEN DE PEDIDO Se llama así en razón del servicio solicitado por el cliente y que SEA establece los términos de cotización y la firma de éste por parte del cliente implica aprobación. Es documento de archivo porque lo produce la gerencia en razón de sus funciones con especificaciones del asesor jurídico respecto a los contratos. CICLO DE VIDA
Planeación Documento facilitativo.Información: Contenido según Código de Comercio y Código Civil para contratos. Soporte: Papel bond de 75 gr. Art. C.C. relacionados con contratos y soporte de contabilidad como soporte Cuentas de Cobro por prestación de servicios y consecutivo a tener en cuenta Normalización para Comprobante de ingreso a Caja. Art. C. Civil relacionados con contratos y prestación de servicios como control gestión...