Ciclo vital de los documentos

CICLO VITAL DE UN DOCUMENTO
Tipo de documento: Factura de Venta.
Definición: Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación.
La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entregaen uso o la prestación de servicios por cualquier entidad registrada legalmente. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación.

PRIMER MOMENTO
Planeación:
La factura de venta, también es un documento facilitativo o común porser producido por la entidad como apoyo a la función que desempeña.
El soporte Principal en el cual se plasman todos los datos de la información en la factura es el papel, que puede ser escrita o electrónica y, además el soporte sirve de evidencia física para validar y evidenciar el proceso de compraventa.
Elaboración:
Para el diligenciamiento de facturas a nivel nacional, es necesarioajustarse a la normatización legal que ello implica, las cuales pueden ser:
* Estar denominada expresamente como Factura de Venta.
* Apellidos y nombres o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el  servicio
* Apellidos y nombre o razón social y Nit del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado
* Llevar un número que corresponda a unsistema de numeración consecutiva de factura de venta.
* Fecha de su expedición.
* Descripción específica o genérica de los bienes vendidos o servicios prestados.
* Valor total de la operación.
* Nombre ó razón social y NIT del impresor de la factura.
* Indicar la calidad del agente retenedor de IVA. 

Además según los artículos estipulados en el Código de ComercioColombiano establecen que:
Art. 774.- La factura cambiaria de compraventa deberá contener además de los requisitos que establece el artículo 621, los siguientes:
1. La mención de ser "factura cambiaria de compraventa";
2. El número de orden del título;
3. El nombre y domicilio del comprador;
4. La denominación y características que identifiquen las mercaderías vendidas y la constancia de su entregareal y material;
5. El precio unitario y el valor total de las mismas, y
6. La expresión en letras y sitios visibles de que se asimila en sus efectos a la letra de cambio.
Nota: La omisión de cualquiera de estos requisitos no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura cambiaria, pero ésta perderá su calidad de título-valor.
Con relación a las facturas electrónicas enColombia:
Por medio del decreto 1929 del 29 de mayo de 2007, el Departamento Administrativo de la Función Pública reglamentó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario referente a la aplicación de la factura electrónica, y el artículo 26 de la Ley 962 de 2005 sobre Racionalización de Trámites.
El decreto 1929 del 2007 faculta a los empresarios a expedir la factura electrónica como un documentoequivalente a la factura física que soporta transacciones de venta de bienes o servicios.
La factura electrónica deberá contener como mínimo los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y las normas que lo modifiquen o complementen, salvo los referentes al nombre o razón social y NIT del impresor.
IMPORTANTE: El 17 de julio de 2008 se expidió la ley 1231, por medio de lacual la factura se hace un título valor. El parágrafo del artículo 1 de dicha ley ordena al Gobierno Nacional reglamentar lo relacionado con la circulación de la factura electrónica como título valor.
EXPEDICIÓN:
Las facturas deben expedirse en el momento en que se realiza la operación (el
servicio o la entrega de bienes), aunque si el destinatario es un empresario o
profesional puede emitirse...