Ciclo Vital De Los Documentos

Ciclo Vital de los Documentos
Actividad

Recordemos que las funciones archivísticas son las acciones relacionadas con la actividad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Dichas funciones permiten administrar los documentos a lo largo de su ciclo vital.
En relación con lo anterior realice lo siguiente:
1.Consulta y precisa las siguientes funciones archivísticas:
Planeación
Elaboración Primera edad / Momento de gestión
Tramitación

Vigencia Segunda edad / Momento intermedio
Plazo precaucional

Memoria institucional
Historia
Ciencia Tercera edad / Momento permanente o histórico
Cultura
Investigación

2. Elige un documento que se elabores en el sitio dondelaboras, defínelo establece su ciclo vital y especifica de él:
Cada una de las etapas que cumple
Cada uno de los momentos
Las funciones archivísticas que se llevan a cabo en cada momento
Destino final

Nota: Si no estás laborando haz el ejercicio con un caso simulado.
Éxitos!








KAREN BERNAL VILLEGAS
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
25 DE SEPTIEMBRE DE 2012

DESARROLLO

1.DEFINICION DE FUNCIONES ARCHIVÍSTICAS

Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su manejo y archivo, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Las funciones archivísticas se dan de acuerdo al momento o la edad del ciclo vital deldocumento.

PRIMERA EDAD O MOMENTO DE GESTION: Denominado también Pre archivo, va desde la creación o gestación del documento hasta cumplir la totalidad del trámite que lo origino. Este a su vez Cuenta con tres Fases:

 PLANEACION: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información, el soporte y el recorrido.

ELABORACION: Es la edición del documento.

 TRAMITACION: Tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para poner en vigencia el documento, el termino de la tramitación da paso a la vigencia.

Dentro del momento de gestión tenemos las siguientes funciones archivísticas:

1. La edición:

Es la fase de la elaboración del documento mediante la aplicación de la normatización ynormalización que se requieran según el tipo documental.

La normatización archivística regula la gestión y todo el ciclo de los archivos y la normalización que abarca la normatividad administrativa que regula el proceso comunicativo, informativo y archivístico y la normatividad técnica que regula el que, el cómo , el cuándo y el con que en los procesos, actividades y tareas dentro de lasempresas.

2. El acopio:

Es la reunión de documentos. Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen Interno o externo.

3. La organización:

Es función archivística orientada a la clasificación, se realiza mediante la utilización de secciones documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones; luego searchivara en sub secciones según la clase y tipo documental. La CLASE es el soporte en el cual se plasma la información y el TIPO documental ese el formato que se le da a la información en el soporte. Se tomaran los grupos documentales y se dividen por series y cada serie se ordenara cronológicamente (por años o por meses), de conformidad con las fechas extremas.

4. La preservación:

Setrata de prevenir el deterioro mediante las normas técnicas y un buen cuidado en la manipulación por parte de los empleados.

SEGUNDA EDAD O MOMENTO INTERMEDIO:

Llamado también archivístico, es aquel donde intervienen propiamente el control y la administración de los documentos mediante un sistema organizado de archivo. En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue...