CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

LILIA MARGOT MONTEALEGRE MERA
TEMA 4
ACTIVIDAD 6 /CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

A. Realice un caso práctico del ciclo vital del documento eligiendo un tipo documental
que se genere en la entidad donde labora, defínalo, establezca su ciclo vital y
especifique lo siguiente: cada una de las etapas que cumple, cada uno de sus
momentos, las funciones archivísticas que se llevan a cabo en cadamomento y su
destino final.
Tipo Documental: Oficios enviados - Oficios enviados son correspondencia emitida por la entidad y
los oficios recibidos, son la correspondencia que recibe la entidad.
Entidad: CAMARA DE COMERCIO DEL PUTUMAYO.
Definición de Oficio en la CAMARA DE COMERCIO DEL PUTUMAYO: Es la correspondencia que
se emite y se recibe del exterior.
Todo oficio en la CAMARA DE COMERCIODEL PUTUMAYO se relaciona como documento de
archivo, y puede ser producido en cualquiera de las dependencias.
REGLAMENTACIÓN DE OFICIOS EN LA CAMARA DE COMERCIO DEL PUTUMAYO:
Mediante un acuerdo la CAMARA DE COMERCIO DEL PUTUMAYO crea la Coordinación de
Gestión Documental con el fin de garantizar el funcionamiento y mantenimiento del Sistema de
Gestión Documental de la Cámara de Comercio delPutumayo con confiabilidad, oportunidad de toda
la información, dando cumplimiento a los objetivos de la entidad.
Todo oficio en la CAMARA DE COMERCIO DEL PUTUMAYO está previamente firmado por el
EMPLEADO competente, así como numerado en forma consecutiva.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO EN EL CAMARA DE COMERCIO DEL
PUTUMAYO: OFICIOS
El ciclo de vida de los oficios emanados en laCAMARA DE COMERCIO DEL PUTUMAYO está
dividido en los tres períodos; los cuales a su vez, se subdividen en fases, así:
1.) MOMENTO DE GESTIÓN – PREARCHIVO-:
a. Planeación
La Planeación en relación a los
oficios corresponde al carácter
facilitador y de acuerdo a los
siguientes caracteres:
Carácter Informativo del oficio: el
oficio es el medio por el cual la

ETAPAS:
b. Elaboración
Laelaboración de oficios en el
CAMARA DE COMERCIO DEL
PUTUMAYO se realiza siguiendo
normas, existente tales como
acuerdos, resoluciones,
circulares, memorandos, oficios
varios, etc.

c. Tramitación
Una vez elaborado el oficio por la
dependencia correspondiente en
cumplimiento de sus funciones.
Elaboración que podemos definir
como el Proceso de Producción
de Documentos – en este caso losOficios- se procede a ser

1

LILIA MARGOT MONTEALEGRE MERA
TEMA 4
ACTIVIDAD 6 /CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ETAPAS:
b. Elaboración

a. Planeación
entidad produce comunicaciones
de carácter oficial,
independientemente de la
dependencia que lo emite.

Mediante normas se ha diseñado
la identificación de las siguientes
características del oficio:

Soporte del Oficio: el soporte de
losoficios en la entidad es en
papel, el cual es dirigido a los
usuarios directos o indirectos que
requieran ser contactados o
atendidos, de acuerdo a la misión
de la entidad

c. Tramitación
tramitado, solo una vez que el
oficio este firmado por el
empleado competente.

Identificación de la Dependencia
Productora.
Definición de la tipología
documental, y formatos.
Determinación deformatos
preimpresos y plantillas
predeterminadas

.

2.) MOMENTO INTERMEDIO – ARCHIVISTICO -:
Se realizan las funciones Archivísticas, así:
Preservación
del oficio
Desde el instante
de la elaboración
de los oficios se
inicia a prevenir
el deterioro de
todo documento,
incluidos los
oficios, aplicando
normas técnicas
del cuidado de la
documentación

Acopio
del oficio
El acopiode los oficios,
se realiza en las
diferentes dependencias
de la Cámara de
Comercio del Putumayo,
mediante la organización
de todo oficio
conservando
estrictamente el
consecutivo de
numeración y fecha de
radicación.

Organización del
oficio
La organización
del oficio en la
Cámara de
Comercio del
Putumayo se
realiza siguiendo
el consecutivo de
numeración, así
como la fecha...