Ciclo Vital Del Documento
Páginas: 8 (1973 palabras)
Publicado: 26 de mayo de 2012
Para iniciar la presente guía usted debe tener presente que hace parte de un proceso en el cual sus funciones estarán especificadas por su instructor de este dependerá el desarrollo de cada una de las actividades que aquí se le presentan.
1. Las empresas y/o instituciones buscan mejorar sus procesos técnicos de organización archivística, entre ellos la Descripción Documental investigue:• Que es descripción documental
Descripción Documental
Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos (guías, inventarios, catálogos), que permitan conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. Esto nospermitirá brindar además un eficiente y eficaz servicio de información.
Esta actividad en teoría sólo es viable cuando el acervo se encuentra debidamente clasificado, ordenado e instalado, considerado como la actividad final del quehacer archivístico, cuyo propósito es transmitir la información contenida en los documentos a los interesados, se lleva a cabo a través de la recopilación, análisis,organización y registro de la información histórica explicando su contexto y sistema que lo ha producido partiendo de lo general a lo particular y específico (fondo, sección, serie, pieza documental) obteniendo como resultado los distintos tipos de instrumentos de descripción que se detallan más adelante.
Al respecto, Antonia Heredia dice que: “la descripción es el puente que comunica eldocumento con los usuarios, en la cabeza del puente ésta el archivero, que realiza una tarea de análisis que supone identificación, lectura, resumen e indización que transmite al usuario para que este inicie la recuperación en sentido inverso a partir de los índices”.
Hacer accesibles los fondos documentales, Proporcionar con prontitud los datos que le sean solicitados, revelar el contenido,carácter y localización de los documentos, responder a las demandas de un público indeterminado y heterogéneo, ampliar las posibilidades objetivas de acceso a los documentos, son principios fundamentales que debe de establecer el archivo dentro de los programas descriptivos.
La descripción documental “comprende no sólo el análisis del documento: de sus tipos, tanto diplomáticos como jurídicos, de sucontenido, del lugar y fecha de su redacción y de sus caracteres externos, sino también los datos para su localización.”
Considerada igualmente como “una tarea primordial del quehacer archivístico y una consecuencia ineludible de la organización de los fondos, encaminada a poner los documentos en servicio; es decir, hacer de ellos un útil disponible para la sociedad”
Actualmente las normasdescriptivas son las responsables de homogenizar la labor descriptiva para proporcionar la comprensión de los documentos y su contenido, además de favorecer el trabajo archivístico
Un ejemplo claro de esto es la norma ISAD (G) que por su estructura recoge en sus distintos campos la información de los instrumentos de descripción (guías, inventarios y catálogos) de los cuales se toman los necesariosadecuados a cada nivel de descripción.
Cabe mencionar, que a la fecha se cuenta con distintas normas archivísticas internacionales como la Norma ISAAR CPF, Norma ISDIAH, Norma ISDF, Norma NEDA, NORMA 15489, entre otras.
• Cuáles son los objetivos de la descripción documental
La descripción documental
La descripción es una actividad archivística que debe ser realizada en forma conjuntaa la ordenación con el fin de ayudar en la consulta tanto a usuarios externos como a la administración productora y para facilitar al archivista el control y administración de la documentación.
Podemos definir descripción como aquel proceso que busca transmitir la información y los rasgos más sobresalientes presentes en un documento a través de una idea general, producto del análisis y la...
1. Las empresas y/o instituciones buscan mejorar sus procesos técnicos de organización archivística, entre ellos la Descripción Documental investigue:• Que es descripción documental
Descripción Documental
Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos (guías, inventarios, catálogos), que permitan conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. Esto nospermitirá brindar además un eficiente y eficaz servicio de información.
Esta actividad en teoría sólo es viable cuando el acervo se encuentra debidamente clasificado, ordenado e instalado, considerado como la actividad final del quehacer archivístico, cuyo propósito es transmitir la información contenida en los documentos a los interesados, se lleva a cabo a través de la recopilación, análisis,organización y registro de la información histórica explicando su contexto y sistema que lo ha producido partiendo de lo general a lo particular y específico (fondo, sección, serie, pieza documental) obteniendo como resultado los distintos tipos de instrumentos de descripción que se detallan más adelante.
Al respecto, Antonia Heredia dice que: “la descripción es el puente que comunica eldocumento con los usuarios, en la cabeza del puente ésta el archivero, que realiza una tarea de análisis que supone identificación, lectura, resumen e indización que transmite al usuario para que este inicie la recuperación en sentido inverso a partir de los índices”.
Hacer accesibles los fondos documentales, Proporcionar con prontitud los datos que le sean solicitados, revelar el contenido,carácter y localización de los documentos, responder a las demandas de un público indeterminado y heterogéneo, ampliar las posibilidades objetivas de acceso a los documentos, son principios fundamentales que debe de establecer el archivo dentro de los programas descriptivos.
La descripción documental “comprende no sólo el análisis del documento: de sus tipos, tanto diplomáticos como jurídicos, de sucontenido, del lugar y fecha de su redacción y de sus caracteres externos, sino también los datos para su localización.”
Considerada igualmente como “una tarea primordial del quehacer archivístico y una consecuencia ineludible de la organización de los fondos, encaminada a poner los documentos en servicio; es decir, hacer de ellos un útil disponible para la sociedad”
Actualmente las normasdescriptivas son las responsables de homogenizar la labor descriptiva para proporcionar la comprensión de los documentos y su contenido, además de favorecer el trabajo archivístico
Un ejemplo claro de esto es la norma ISAD (G) que por su estructura recoge en sus distintos campos la información de los instrumentos de descripción (guías, inventarios y catálogos) de los cuales se toman los necesariosadecuados a cada nivel de descripción.
Cabe mencionar, que a la fecha se cuenta con distintas normas archivísticas internacionales como la Norma ISAAR CPF, Norma ISDIAH, Norma ISDF, Norma NEDA, NORMA 15489, entre otras.
• Cuáles son los objetivos de la descripción documental
La descripción documental
La descripción es una actividad archivística que debe ser realizada en forma conjuntaa la ordenación con el fin de ayudar en la consulta tanto a usuarios externos como a la administración productora y para facilitar al archivista el control y administración de la documentación.
Podemos definir descripción como aquel proceso que busca transmitir la información y los rasgos más sobresalientes presentes en un documento a través de una idea general, producto del análisis y la...
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