CICLO VITAL

1. FUNCIONES ARCHIVÍSTICAS: Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de lasentidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.


La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisiónNorteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización sino también en lamayoría de las entidades tanto públicas como privadas alrededor del mundo.

Esta teoría se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organización,estas son:

• PRIMERA EDAD: Cubre desde la creación del documento y el trámite de la información que contiene.

• SEGUNDA EDAD: información que no es consultada frecuentemente pero que todavíatiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.

• TERCERA EDAD: Documentos que tienen valor permanente, se puede utilizar como documento investigativo.Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son:

 Archivo de Gestión: Son de usofrecuente. Se conservan más o menos cinco años.

 Archivo Central: son de uso poco recuente y no se conservan más de cincuenta años.
 Archivo Histórico: se conservan definitivamente. Corresponde alos archivos históricos.


Para decidir el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario definir los siguientes términos:

1. Tabla de RetenciónDocumental: Listado de las series documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

2. Tabla de Valoración Documental: Listado de las series...