CICLO VITAL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ETAPA

PROCESO
Concepto

P
R
O
D
U
C
C
I
Ó
N

Actividades

Normalización de
producción documental

EXPLICACIÓN
Recepción o generación de
documentos en una unidad
administrativa en
cumplimiento de sus
funciones.
Elaborar documentos, de
acuerdo a las normas dadas
por la empresa.
Determinar el estilo y del
documento.
Obtener las copias
necesarias .
Identificación de ladependecia que produce o
genera el documento.
Definición de documentos,
conforme a formatos y
procesos administrativos.
Número de copias de cada
documento.
Determinación del uso
periódico del documento.

Marco normativo

Ley 594 de 2000; Artículo
22: "Procesos archivísticos.
La gestión de
documentación dentro del
concepto de
archivo total, comprende
procesos tales como la
producción o recepción, ladistribución, la
consulta, la organización, la
recuperación y la
disposición final de los
documentos."

ETAPA

R
E
C
E
P
C
I
Ó
N

PROCESO

EXPLICACIÓN

Proceso por el cual se
reciben y verifican los
documentos remitidos,
Concepto
interna o externamete, ya
sea por una persona o
compañía.
Verificación de datos
contenidos en el mesaje
(emisor, receptor, etc)
Verificación y realización de
Actividadesde recepción
folio, copias, anexos,
firmas, entre otros.
Hacer constancia del
recibido, ya sea mediante
sello o firma.
Asignación de numero
consecutivo al documento,
dejando constancia de la
fecha y hora del recibo o
Actividades de radicación
envío del archivo.

Actividades de registro.

Marco Normativo

Registro del recibo o envio
del documento, en las
planillas pertinentes.
Recibir el documento.Folear el documento.
Constancia del recibo o
envio.
Responder a la
comunicación.
Ley 594 de 2000; Artículo
22: "Procesos archivísticos.
La gestión de
documentación dentro del
concepto de
archivo total, comprende
procesos tales como la
producción o recepción, la
distribución, la
consulta, la organización, la
recuperación y la
disposición final de los
documentos."

ETAPA

D
I
S
T
R
I
B
U
C
I
Ó
NPROCESO

EXPLICACIÓN

Mediante este proceso, se
clasifican los documentos
Concepto
para ser remitidos su
destinatario.
Identificación de la
dependencia a la cual va
dirigido el comunicado.
Clasificación de las
comunicaciones.
Actividades de distribución
Entrega de documentos a
externa.
cada dependencia.
Registro de la entrega de
documentos en cada una
de las dependencia
respectivamente.Identificación de la
dependencia a la cual va
dirigido el comunicado.
Entrega de documentos a
Actividades de distribución
cada dependencia.
interna.
Registro de la entrega de
documentos, en cada una
de las dependencia
respectivamente.
Definición de los medios de
envio.
Métodos de empaque.
Proceso de documentos
Gestión de correo y envío.
enviados.
Registro de envío con
firmas y sellos.

Marco Normativo

Ley594 de 2000; Artículo
22: "Procesos archivísticos.
La gestión de
documentación dentro del
concepto de
archivo total, comprende
procesos tales como la
producción o recepción, la
distribución, la
consulta, la organización, la
recuperación y la
disposición final de los
documentos."

ETAPA

PROCESO

EXPLICACIÓN

Concepto

Es el proceso determinado,
desde el momento en el
cual es producido el
documentohasta que
cumple su propósito
comunicativo.
Verificación y
diligenciamiento de las
planillas de envío o recibo
del documento.

T
R
Á
M
I
T
E

Actividades de trámite

Actividades de respuesta.

Marco Normativo

Verificación de la ruta de
tramite, persona encargada
de recibirlo y motivo del
comunicado
Determinación del periodo
de vigencia del documento
y tiempos de respuesta
previstos.
Análisis dela complicidad
de la información.
Proyección y preparación
de la respuesta.
Tramites requeridos para
culminar el asunto,
teniendo en cuenta
producción de nuevos
documentos o realización
de acciones.
Ley 594 de 2000; Artículo
22: "Procesos archivísticos.
La gestión de
documentación dentro del
concepto de
archivo total, comprende
procesos tales como la
producción o recepción, la
distribución, la...