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Sistema Geográfico
En este sistema la clasificación es muy sencilla ya que se realiza con base en un ordenamiento alfabético de regiones, territorios, estados, provincias, etc.
Los documentos se ordenan siguiendo un orden decreciente de importancia con respecto al lugar:
1. Estado
2. Ciudad
3. Provincia
4. Municipio
Sistema cronológico
Este sistema se lleva tomando en consideración lafecha de expedición de los documentos. En el caso de papeles con la misma fecha, será necesario recurrir a la ayuda del sistema alfabético. Los documentos se ordenan tomando en cuenta primero el año, después el mes y por último, el día.
Sistema de archivo por asuntos
La clasificación que se hace por este sistema es tomando en cuenta el asunto tratado en los documentos y no tomando en consideraciónel nombre de la empresa remitente.
Microfilmación
El objeto de este proceso es el producir películas y microfichas de todos los documentos de un archivo, de manera de conservar permanentemente las imágenes contenidas en los rollos de microfilmación. Para ello, cada empresa utilizara sistemas apropiados a sus necesidades, con el objeto de proporcionar seguridad y acceso inmediato a lainformación microfilmada.
En cuanto a un archivo inactivo, es ventajoso este sistema porque permite la destrucción de cantidades considerables de documentos, con el objeto de economizar espacios; además la microfilmación de documentos importantes tiene la ventaja de que se guardan en cajas de seguridad.
QUE SON ARCHIVOS.
Los archivos también denominados ficheros (file); es una colección de información(datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora.
Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.
1.1. - INTRODUCCIÓN A LOS ARCHIVOS.
Los archivos como colección de datos sirve para la entrada y salida a la computadora y sonmanejados con programas.
Los archivos pueden ser contrastados con Arrays y registros; Lo que resulta dinámico y por esto en un registro se deben especificar los campos, él número de elementos de un arrays (o arreglo), el número de caracteres en una cadena; por esto se denotan como "Estructuras Estáticas".
En los archivos no se requiere de un tamaño predeterminado; esto significa que se puedenhacer archivos de datos más grandes o pequeños, según se necesiten.
Cada archivo es referenciado por su identificador (su nombre.).
1.2. - CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS
Las principales características de esta estructura son:
Independencia de las informaciones respecto de los programas
La información almacenada es permanente
Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintosmomentos
Gran capacidad de almacenamiento.
1.3. - CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS
Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:
Permanentes o Maestros:
Estos contienen información que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.
De Movimientos
Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.
DeManiobra o Trabajo.
Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores.
1.4. - TIPOS DE ARCHIVOS
Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o según su función.
1.4.1. - SEGÚN SU FUNCION.
Se define por:
a.- Archivos Permanentes:
Son aquellos cuyo registros sufren pocaso ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en:
Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.
De Situación: Son los que en cada momento contienen información actualizada.
Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualización o bien acumulan...