ciencia

INVENTARIO DOCUMENTAL: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada
de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser
esquemático, general, analítico y preliminar.
ENTIDAD REMITENTE: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación
que se va a transferir.
ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombrecompleto o razón social de la entidad que
produce o produjo los documentos.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad
administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y
conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
OBJETO: Se debeconsignar la finalidad del inventario, que puede ser: transferencias primarias,
transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o
dependencias, inventarios individuales por vinculación, traslado y desvinculación.
HOJA No.: Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. De: se registrará el total de
hojas del inventario.
REGISTRO DEENTRADA: Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias
secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha
de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia.
(en nuestro caso la asigna el Archivo Central en orden consecutivo ascendente (001) de llegada y
de acuerdo al calendario detransferencias anuales).
No DE ORDEN: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de
los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
CÓDIGO: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y
cada una de las series subseries o asuntos relacionados.
NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS: Debeanotarse el nombre asignado al
conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un
mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de
entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades deconservación.
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
MEDIANTE LA ELABORACIÓN DE INVENTARIOS
DOCUMENTALES
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En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de
las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos
que guarden relación con la misma función de laoficina productora.
Cuando se realiza el inventario de fondos acumulados, las series o asuntos deben registrarse en lo
posible en orden alfabético.
FECHAS EXTREMAS: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento).
Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950 – 1960. En el caso
de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentaciónno tenga fecha se anotará s.f.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Se consignará el número asignado a cada unidad de
almacenamiento. En la columna “otro” se registrarán las unidades de conservación diferentes
escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
NÚMERO DE FOLIOS: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de
conservación descrita.SOPORTE: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la
documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos ( CD, DK, DVD),
etc.
FRECUENCIA DE CONSULTA: Se debe consignar si la documentación registra un alto, medio,
bajo o ningún índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de
préstamo y...