ciencias

Tabla 1. Actividades de la toma de decisiones preliminar.

Control
Observaciones
Elección del tema del evento o reunión.


Definición de metas y objetivos general y específicos.


Decisión sobre aspectos temáticos.


Los participantes: determinación del tipo de participantes y del número de éstos.


Determinación del método de selección de los participantes.


Los ponentes:selección de posibles oradores y consulta a los mismos.


Selección de posible fecha de realización y duración del evento.


Preparación de los costos estimados.


El lugar: selección del lugar del evento.


Elección de los copatrocinadores.


Designación de un coordinador general y de su contraparte.




Tabla 2. Aspectos administrativos que deberán tomarse en cuenta en la etapade preparación.

Control
Preparar los costos estimados.
X
Obtener la aprobación de los mismos.
X
Asignar los recursos a las diferentes actividades del programa del evento.
X
Establecer y ejecutar el procedimiento contable de las operaciones financieras que se realicen.
X
Controlar la obtención del mobiliario, equipo y materiales de oficina que se requieran.
X
Asegurar el pago aacreedores para la obtención de facilidades locativas.
X
Recibir el pago anticipado de la participación en el evento, si se cobra por ella.
No aplica
Contratar y recibir pasajes, ayudas financieras a participantes, etc., con anticipación.
No aplica

OBSERVACIONES:

Mediante la organizadora del evento estimamos que nuestro costo fuera de $50 por cada participante de nuestra empresa lo que entotal seria $250, sin embargo las demás empresas su presupuesto será un poco mayor debido a cuantos participantes integran su empresa.
La organizadora aprobó la cotización de nuestra empresa.
Los recursos de nuestra empresa serán la bebida la cual será agua de Jamaica, naranja y horchata. Las cuales se entregaran a la empresa de Catering para la distribución en el evento.
Se entregaran notas ofacturas de cada producto adquirido para el control de las operaciones financieras.
Mediante la empresa de Audio y Montaje supervisaremos el montaje y la música que será acorde al evento.
El día 14 de Mayo se recolectara el monto acordado para el evento.
Cada invitado llegara al evento por cuenta propia.

Tabla 3. Presupuesto del evento.
Concepto
USD (dólares americanos)
Salarios yprestaciones
Personal coordinación
Personal secretaría
Personal apoyo general

500
200
300
Traslados y hospedaje
Pasajes aéreos (20 x 800)
Per Diems (20 x 90 x 7 días)

16,000
12,600
Honorarios
Expositores (3 x 150 x 2 charlas)

900
Gastos generales
Alquiler sala conferencias
Materiales y publicaciones
Comunicaciones y correo
Café (2 descansos diarios)
Alquiler equipos audiovisualesTraducción simultánea
Recepción (30 invitados x 30)

500
800
1,100
350
1,000
1,100
900
Total de gastos:
36,250


Tabla 4. Redacción, corrección y duplicación de los documentos para el evento.

Redacción
Corrección
Duplicación
Cantidad
Folleto explicativo




Carta de invitación: participantes




Carta de invitación: participantes especialesFolleto de informaciones generales




Agenda del evento




Plan de realización del evento




Documentos de análisis: Doc.01
Doc.02




Documentos de referencia:
Doc. Ref.01
Doc. Ref.02




Material bibliográfico (listados):
0102






Tabla 5. Núcleos de actividades.
Actividades
Responsable
Control
Coordinación general.


Relaciones personales (con los participantes, oradores e invitados).


Relaciones públicas.


Secretaria.


Ediciones y difusión.


Interpretaciones/equipos.


Administración y control financiero.




Tabla 6. Ejemplo de la lista de control de actividades...