CIERRE CONTABLE Y FISCAL

COMENTARIO N.29

RECOMENDACIONES PARA EL CIERRE CONTABLE Y FISCAL DEL PERIODO 2011

Estos pequeños procesos son en general para todo tipo de empresa cada quien debe de ubicar su caso particular.

Con el adelanto de las fechas de presentación de las obligaciones tributarias para el año 2.012 y con la incidencia que nos presentó la ley 1429 de 2.010, como obligación de reporte para losmedios magnéticos para el mismo año y teniendo como base las normas básicas contables (DR. 2649/93) y la legislación tributaria vigente, entre ellas las resoluciones sobre los medios magnéticos emitidos por la DIAN el pasado 31 de octubre, quienes estén obligados a llevar contabilidad deben, tanto para propósitos internos de planeación y control, así como para cumplir con los organismos de vigilanciay control, preparar y difundir periódicamente estados financieros durante su existencia.

Tratándose del período cortado a 31 de diciembre de 2011, nos permitimos indicar los aspectos básicos generales que deben tenerse en cuenta para la obtención de estados financieros que ofrezcan información confiable y real acerca de la situación del ente económico, permitiendo la adecuadapreparación de las diferentes declaraciones tributarias, al igual que el suministro de la información contable y tributaria requerida en medios magnéticos, seguimos reiterando.

ALGUNOS PROCESOS BASICOS
 Los libros oficiales deben estar actualizados e impresos.



 En el mismo sentido los libros de comercio (actas, socios o accionistas)
deben llevarse en debida forma.



 Ladistribución de facturas de acuerdo con la Resolución de autorización para numeración, aparecerá registrada en un libro control.



 Listar cuentas con saldos a 1º de enero de 2011, acumulados débito y crédito de enero a diciembre y saldos a 31 de Diciembre de 2011, con base en estos listados podrá analizar las cifras y efectuar los ajustes respectivos.
 Verificar que los saldos existentes en cadauna de las cuentas del balance de comprobación se ajustan a la realidad del negocio.



 Efectuar los ajustes contables correspondientes, previendo su efecto desde la óptica impositiva.



 Obtener las cifras definitivas de balance y resultado para la elaboración de la declaración de renta (año gravable 2011).




 Preparar las conciliaciones entre la información contable yfiscal, las cuales serán el soporte de la declaración tributaria (cuentas de orden).



 Solicitar y/o expedir, entre otros, los siguientes certificados: de Donaciones debidamente suscritos por el Revisor Fiscal; Retención en la fuente a título de renta, IVA e ICA; de socios o accionistas por su participación en el patrimonio de la sociedad; de Ingresos y retenciones por pagos laborales, teneren cuenta la reglamentación del artículo 173 de la ley 1450 de 2011.



ALGUNAS PROCESOS CONTABLES Y TRIBUTARIAS



1. Proceso. LA CAJA PRINCIPAL. Verificar que el saldo a diciembre 31 de
2011 sea igual al consignado en enero de 2012.

2. Proceso. LAS CAJAS MENORES. El último reembolso de 2011 incluye las facturas y/o documentos equivalentes relacionados con gastos incurridos en elperíodo fiscal (2011), con el fin de asegurar su deducibilidad, muchas compañías maneja varias cajas menores sean están por agencias o dependencias se deben de individualizar, sus respectivas contabilizaciones y arqueos.

3. Proceso. LOS BANCOS. El saldo de las cuentas bancarias debe confrontarse con el registro en libros auxiliares (contabilidad) y de tesorería, obteniendo las conciliacionesque reflejan la situación de cheques por cobrar y operaciones en tránsito a diciembre 31 de 2011.
Los extractos bancarios con corte a 31 de diciembre de 2011, deberán solicitarse en los primeros días del mes de enero de 2012. Los cheques girados a diciembre de 2011 deben ser entregados en su totalidad a los beneficiarios, para que éstos crucen el pago efectuado o en su defecto sean...