Cierre de un proyecto

La ultima fase del ciclo de vida de un proyecto es la terminación o cierre del mismo y se inicia después de que se ha completado el trabajo del proyecto y el cliente acepta el resultado.

El principal propósito de terminar apropiadamente un proyecto es aprender de la experiencia ganada en el mismo con el fin de mejorar el desempeño en futuros proyectos.

Cuando la persona encargada delproyecto lo da por terminado para un cliente, tiene que verificar que se proporcionaron, de hecho, todas las partidas acordadas a entregar. Estas partidas pueden incluir capacitación o manuales de procedimientos , dibujos, graficas de flujos, equipos, programas computacionales, folletos, informes y datos; además de que se debe de asegurar de tener las copias de dicha documentación, y que esténdebidamente organizas y archivadas esto para que se puedan tener en fácil acceso y facilitar su localización para poder utilizarla en algún proyecto futuro obviamente igual similar.

CIERRE DE PROYECTO:
El objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir todo lo sucedido en el proyecto que pueda ser de importancia para proyectos futuros de la empresa; contiene la información de siel proyecto obtuvo o no los resultados previstos, en caso negativo, también incluye un análisis de las razones de ello.

BALANCE DE INGRESOS Y GASTOS:
Hay que incluir todos los gastos, aún cuando no hayan sido contablemente imputados:
- Facturas libradas al cliente, pero aún no cobradas.
- Gastos pendientes no facturados o cobrados.

RESUMEN DE CIERRE DE PROYECTO
Informe económico:Resume los datos contables más significativos del proyecto sin entrar en detalles (de eso se encarga el balance detallado de ingresos y gastos).

Informe de situación final:
Descripción general, en lenguaje no técnico, del ciclo de vida del proyecto, desde la adjudicación hasta el cierre contable.

TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN GENERADA:
La experiencia y el saber hacer (know-how) dela empresa debe prevalecer sobre la dinámica de idas y venidas de los trabajadores. La experiencia obtenida en la realización de un proyecto no se habrá perdido si se conservan documentados:
Los procedimientos de tratamiento de la información interna de una empresa deben orientarse a:
Propiciar la conservación de la documentación generada por los proyectos y difusión de su existencia a losempleados para que puedan utilizarla en otros proyectos.
Propiciar la conservación de los productos generados u obtenidos en los proyectos y difusión de su existencia a los empleados para que puedan utilizarla en otros proyectos.
Asegurar su custodia, evitando filtraciones a la competencia. Es necesario conservar y custodiar siempre:
Documentación interna del proyecto (minutas,informes, etc.).
Documentación generada dentro del ámbito del proyecto.
Documentación obtenida de terceros (clientes, proveedores, bibliografía, etc.).
Descripción detallada de los productos generados (diseños, planos, cambios, manuales, etc.).

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO DEL PROYECTO:
Es importante definir un conjunto de parámetros objetivos que sirvan para evaluar proyectos yasí, poder comparar proyectos de la misma empresa o de empresas de la competencia.

INDICADORES ECONÓMICOS DE PRIMER ORDEN:
Facturación del proyecto. Indicador del volumen del proyecto, sirve de referencia a la hora de evaluar otros parámetros.
Margen del proyecto. Diferencia entre los ingresos y los costes asociados, tanto en valor absoluto como porcentaje referido al precio de venta delproyecto.
Beneficio del proyecto. Margen obtenido, una vez restados los costes de oportunidad del capital material y humano. Como coste de oportunidad se suele tomar el valor del IPC (Índice de Precios de Consumo) o el precio oficial del dinero.
Coste por hora trabajada. Distribución de los costes del proyecto entre las horas de esfuerzo dedicadas, una vez detraídas las de trabajo ajeno...