Circuito De Compras Y Pagos

“Circuitos Administrativos”

Luego de analizar los Circuitos Administrativos de Compras y Pagos y de Ventas y Cobros pertenecientes a las Organizaciones “COMPAG” y “VENCOB” respectivamente, llegamos a la conclusión que, si bien se encuentran bien encaminados, hay ciertos errores u omisiones que es necesario corregir para el mejor desarrollo de los mismos. Es por ello que a continuación pasamosa detallarlos, resaltando aquellos procedimientos que, a nuestro criterios, son importantes y en los Circuitos descriptos o bien contenían errores o bien no se hacía referencia a ellos.

CIRCUITO DE COMPRAS Y PAGOS

La organización “COMPAG” se dedica a la comercialización de artículos de librería y papelería.

 El encargado de Almacenes procede a solicitar la compra de bienes de cambio,toda vez que observa, por efecto del control periódicamente realizado de la Ficha de Stock que la existencia de los mismos se encuentra ubicada en el Punto de Reposición determinado en su oportunidad. Para cumplir con su función y considerando el Límite Máximo de Compra establecido previamente y de manera conjunta entre los distintos sectores de la Organización involucrados (al igual que el Punto deReposición), emite una Solicitud de Compra interna, prenumerada y en 2 copias, las cuales son entregadas a Compras.

 Compras toma conocimiento del pedido, controla que se trate de copias fieles entre sí y devuelve a Almacenes una copia de la Solicitud firmada (Acuse de Recibo que será archivado por el Sector de Almacenes). En compras, de acuerdo a los registros de Proveedores ordenados porproducto, se elige a los potenciales Proveedores, de acuerdo a criterios de precio, calidad y financiación, que serán invitados a cotizar, cursándoles en tal sentido a los seleccionados una Solicitud de Cotización prenumerada, oficial y en 2 copias (Original y Duplicado) que se envían por Correo. Es importante considerar los plazos de espera y la cantidad de Solicitudes mínimas a enviar,establecidas previamente.
Recibidas las Cotizaciones por parte de los Proveedores invitados, Compras elige de acuerdo a criterios de precio, calidad y financiación la más conveniente y procede a emitir una Orden de Compra prenumerada, oficial y en 3 copias, con el siguiente destino: Original para el Proveedor con la firma de Compras, Duplicado para Compras con la firma del Proveedor (Acuse de Recibo) yTriplicado para Contaduría, quien acusa recibo de la misma en la copia (Duplicado) que retiene el Sector emisor (Compras). En caso de que Recepción se vea limitado desde el punto de vista de espacio físico, entonces será conveniente emitir una cuarta copia que será entregada a Recepción con acuse de recibo (en Duplicado) a fin de que sea previsto el espacio necesario.

 El Proveedor entrega lamercadería en el Sector Recepción junto a Remito en 2 copias. El encargado de la Recepción procede a realizar el Control Cuantitativo de los bultos en función a lo indicado en los Remitos y en caso de estar correcto, conforma una de las copias colocando sello con aclaración “Sujeto a control de calidad” y la devuelve al Proveedor, quedando la otra en su poder.

 A continuación, procede a emitirParte de Recepción prenumerado, interno y en 2 copias para proceder a la entrega de la mercadería recibida en Almacenes junto con el Remito y el Parte de Recepción.

 El encargado de Almacenes recibe la mercadería y realiza Control Cuantitativo y Cualitativo de las mismas en función a Solicitud de Compra (firmada por Compras), Remito y Mercadería recibida. Si todo está correcto, conforma elParte de Recepción firmando la copia Original que queda en poder de Recepción (Acuse de Recibo) y procede a autorizar el Remito el cual es enviado a Contaduría junto con el Parte de Recepción duplicado como acuse de recibo que, una vez firmado por Contaduría, se archiva. Se almacena la mercadería y se actualiza la ficha de stock.

 El Responsable de Contaduría recibe el Remito, lo controla y...