Circular Externa 115

Circular externa No.115-000011 Octubre 21 de 2008 Superintendencia de Sociedades.
Señores
ADMINISTRADORES, REVISORES FISCALES Y PROFESIONALES DE LA CONTADURÍA PÚBLICA DE LAS SOCIEDADES SOMETIDAS A INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y/O CONTROL DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES.
REFERENCIA: REVISORÍA FISCAL
3. Funciones de la Revisoría Fiscal
De conformidad con lo establecido en los artículos 207 y209 del Código de Comercio, las principales funciones de la Revisoría Fiscal son:
3.1. Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la sociedad se ajustan a las prescripciones de los estatutos, a las decisiones de la asamblea general y de la junta directiva;
Ello conlleva el seguimiento y análisis sobre las transacciones que realiza la sociedad, dentro del ámbito desu competencia profesional asegurándose que cumplan con las normas estatutarias y las decisiones de los órganos societarios competentes.
3.2. Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea o junta de socios, a la junta directiva o al gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios;
Lo anterior implica que elRevisor Fiscal presente, por escrito y ante quien ostente legalmente la facultad para adoptar las decisiones preventivas o correctivas que sean del caso, evaluaciones y recomendaciones encaminadas a evitar que los administradores u otros funcionarios del ente fiscalizado incurran o persistan en actos irregulares, ilícitos o que contraríen las órdenes de los órganos sociales superiores. Para cumplircon tal fin, sus informes, recomendaciones y actuaciones en general deben realizarse en la debida oportunidad.
A manera de ejemplo, entre las irregularidades que deben denunciarse, se encuentran las siguientes:
i. Abusos de sus órganos de dirección o administración, que impliquen desconocimiento de los derechos de los asociados o violación grave o reiterada de las normas legales o estatutarias;ii. Suministro al público, a la Superintendencia o a cualquier organismo estatal, de información que no se ajuste a la realidad;
iii. No llevar contabilidad o los libros de acuerdo con la ley o con los principios contables generalmente aceptados;
iv. Realización de operaciones no comprendidas en su objeto social.
3.3. Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección,vigilancia o control de las compañías, y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados;
Este deber de colaboración tiene su fundamento en la importancia de las funciones asignadas al
Revisor Fiscal, las cuales trascienden el ámbito privado y el mero interés de la persona jurídica y sus asociados, teniendo relevancia en el ámbito social e incidencia en el orden público económico,especialmente para el caso de las entidades vigiladas o controladas por esta
Superintendencia. En desarrollo de lo anterior, le corresponde al Revisor Fiscal dar su apoyo a las entidades de supervisión, cuando éstas lo requieran, dentro del ámbito de su competencia, en la forma y con la oportunidad que le sea requerido.
3.4. Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actasde las reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de la junta directiva, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.
Esta función obliga a la verificación respecto de los criterios y procedimientos utilizados para llevar la contabilidad de la sociedad; la inspección sobreel manejo de libros de contabilidad, los libros de actas, los documentos contables y archivos relacionados, para asegurarse que los registros hechos sean correctos y cumplan todos los requisitos establecidos por las normas aplicables, de manera que pueda verificar que se conservan adecuadamente los documentos de soporte de los hechos económicos, de los derechos y de las obligaciones de la...