Circular Externa N° 005

CIRCULAR EXTERENA N° 005



Teniendo en cuenta que el gobierno con su ley antitramites busca simplificar los procesos burocráticos, hasta llegar a un sistema que funcione con la menor cantidadposible de papel, algo que llama mucho la atención ya que actualmente contamos con suficientes herramientas tecnológicas para lograr reducir el uso del papel al mínimo, con lo cual se optimizaríanalgunos procesos, así como también aportaríamos un granito de arena en la conservación ambiental y el no deterioro de nuestro planeta.

Más que un tema legislativo, pienso que la política del ceropapel es un tema cultural, que no tendrá mucha acogida entre los funcionarios, ya que para algunas personas un expediente no puede estar conformado por documentos generados electrónicamente, sino quedebe reposar en un estado físico.

Aunque debemos resaltar que este miedo está fundamentado en el riesgo que se puede correr al tener todos nuestros archivos en un sistema electrónico que no nosgarantice su conservación permanente, en especial cuando estos posean valor histórico, científico o cultural.

Actualmente el archivo general de la nación trabaja en la implementación de sistemasconfiables que puedan ser utilizados por cualquier compañía y que garanticen la conservación de los documentos durante todo su ciclo vital, teniendo en cuenta las necesidades de cada entidad o la naturalezade los documentos que produce, ya sea para agilizar sus trámites y tener más control de los mismos, o para facilitar sus procesos archivísticos, o simplemente para generar copias de seguridad, queles permitan continuar con sus funciones en caso de una posible catástrofe.

Una de las grandes dudas es el poder asegurar que la información electrónica se pueda conservar a largo plazo ya queteniendo en cuenta el avance acelerado de la tecnología muchos de estos sistemas seguramente irán perdiendo su utilidad y poco a poco se encaminaran hacia su desaparición, por esto es importante que...