Circular IGAE Fiscalizaci N Expedientes Electr Nicos IRIS 339

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

NO Rgto:
IRIS: 2012/000339

INTERVENCIÓN GENERAL DE
LA ADMINISTRACiÓN DEL ESTADO

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26 jul 2012, 0'0: 11: 46
SRLIDA 00565.005.2012.5.005715

Se han planteado ante este Centro directivo diversas cuestiones sobre la tramitación
electrónica de expedientes administrativos queson objeto de fiscalización e intervención
previa y los requisitos que ha de cumplir la documentación que los integra a efectos de su
remisión a los órganos de control.
En relación con las dudas suscitadas, se estima necesario efectuar las siguientes
consideraciones:

PRIMERA.- Dado que las cuestiones formuladas hacen referencia a los requisitos que han de
cumplir los documentos que integren Ipsexpedientes que se han de remitir a los órganos de
control en soporte electrónico, se estima preciso recordar, en primer lugar, los requisitos
generales que han de cumplir los expedientes que se remitan a los órganos de la Intervención
General de la Administración del Estado (IGAE) a efectos del ejercicio de la función
interventora, incluidos aquellos que se conformen en el ámbito de losprocedimientos
especiales de pagos a justificar y anticipos de caja fija.
El artículo 13 del Real Decreto 2188/1995, de 28 de diciembre, por el que se desarrolla
el régimen de control interno ejercido por la Intervención General de la Administración del
Estado, dispone, según redacción dada por Real Decreto 686/2005, de 10 de junio:

"1. La Intervención recibiró el expediente original completo una vezreunidos todos los
justificontes y emitidos los informes preceptivos y cuando esté en disposición de que se
dicte acuerdo por quien corresponda, (...J.
Los documentos electrónicas que formen porte del expediente original tendrán el
mismo valor que aquellos en soporte papel cuando incorporen la firma electrónica
reconocido por su autor. Su remisión a la Intervención se efectuará de acuerdo con loprevisto en los artículos 13 bis y 13 ter siguientes. (...)

MARIA DE MOLlNA, 50
28006 MADRID
TE.L: 91 536 70 00
FAX: 91 53613 13

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2. (...) Cuando el expediente esté integrado por documentos en soporte electrónico y
en papel, no se entenderá completo hasta la fecha de recepcián del último documento,
justificante e informe que forme parte de aquel según la relación de documentos que
ha deacompañar tanto a los que se remitan en soporte papel como en soporte
electrónica. Dicha relación, que será generada por alguna de las aplicaciones previstas
en el articulo 13 bis, incluirá necesariamente una enumeración de los documentos
constitutivas del expediente con indicacián del soporte, electrónico o papel, en el que
se remita cada uno de ellos. (...

r

Del tenor literal del preceptotranscrito se deduce la necesidad de remitir el
"expediente original completo", con independencia del soporte, papel o electrónico, en el que
esté formalizada la documentación que lo integra, por lo que constituye premisa necesaria
para la resolución de las cuestiones planteadas determinar el régimen aplicable a los
documentos que han de incorporarse a los expedientes administrativos que son objeto decontrol previo.
A tal fin, ha de analizarse, con carácter previo al examen de las normas específicas
aprobadas en el ámbito de la "Administración electrónica", el marco normativo de la LRJ-PAC y
sus normas de desarrollo, actualmente vigentes, que en este aspecto contenían una regulación
común sin distinguir en función del soporte en que se expidiesen los documentos. Para ello,
debe partirse de una delas principales clasificaciones de tipos de documentos que es la que
distingue entre documentos públicos y privados.
El Código Civil define el documento públiCO como "el autorizado por Notario o
empleado público competente con las solemnidades requeridas por la Ley" (art. 1216). Dentro
de los documentos públicos, constituyen una variedad de los mismos los documentos
administrativos, definidos en...